Errores más comunes a evitar cuando delegas tu proyecto a un proveedor de IT outsourcing

Cada año que pasa hay más demanda de talento de tecnología experimentado, ya que los usuarios tienen nuevas necesidades y demandas que deben ser cubiertas por los negocios para seguir siendo competitivos. Es por esto que los proveedores de IT outsourcing están cada vez más presentes en las compañías hoy en día, ya que han sido un apoyo fundamental para el desarrollo de proyectos y productos de software.

Una encuesta realizada por Deloitte arrojó un crecimiento en el uso de proveedores de software por parte de las compañías en los últimos dos años: “Los proveedores de servicios ahora brindan conocimiento, capacidad y capacidad al proporcionar acceso a pedido a talentos y experiencia difíciles de obtener en tecnología y transformación que se mantienen al día con el negocio en constante evolución”, comentaron en el reporte.

Así mismo, el 57% de los ejecutivos consultados en la encuesta afirmaron un aumento de presupuesto para los servicios manejados y el 32% aseguró que se aumentó el presupuesto para la contratación de servicios de outsourcing tradicional. Ambas cifras son evidencia de que el mercado del IT outsourcing no ha hecho más que crecer en los últimos años y es una tendencia que sigue en alza.

Errores a evitar cuando delegas tu proyecto a un proveedor de IT outsourcing

Delegar un proyecto de IT a un proveedor de outsourcing puede ser una excelente manera de obtener recursos y habilidades adicionales para su empresa. Sin embargo, hay errores comunes que pueden llevar a problemas y retrasos en la ejecución del proyecto. En este artículo, vamos a discutir los errores más comunes al delegar tu proyecto a un proveedor de IT outsourcing.

• No tener una comprensión clara de los requisitos del proyecto

Una de las mayores causas de problemas en la externalización de proyectos de TI es la falta de comprensión clara de los requisitos del proyecto. Antes de delegar el proyecto a un proveedor, es fundamental tener una comprensión clara de los objetivos del proyecto, los requisitos del cliente y los detalles del proyecto.

Antes de contratar a un proveedor de IT outsourcing, la compañía debe tener una visión clara y comprensión profunda de qué es lo que necesita su proyecto, indican en un artículo de la revista empresarial CIO.

“Las mejores prácticas de subcontratación requieren determinar el alcance, el marco financiero y el perfil de riesgo adecuados para su empresa y sus objetivos, metas y cultura”, manifestó Marc Tanowitz, gerente de la consultora Pace Harmon.

• Falta de comunicación clara

La comunicación es la clave para una relación exitosa entre la empresa y el proveedor de outsourcing. La falta de comunicación clara puede llevar a malentendidos y retrasos en la ejecución del proyecto. Por lo tanto, es importante establecer una comunicación clara y regular con el proveedor para asegurarse de que se entienden las expectativas y se cumplan los plazos.

Las compañías nunca deben “asumir” que sus equipos internos y subcontratistas se adaptarán perfectamente desde el primer día, ya que los códigos de comunicación y la cultura de ambos equipos deben acoplarse, lo que puede ser un proceso gradual.

“Se requieren importantes habilidades de relación para trabajar con un tercero: algunas personas pueden aprenderlas, otras nunca lo harán. Un miembro difícil del equipo puede arruinar el trabajo de muchas personas reflexivas”, acota al respecto Steve Hall, presidente de la firma tecnológica Information Services Group.

La comunicación siempre debe ser activa y honesta, enfocada en abordar y resolver los problemas y necesidades del equipo, buscando la eficiencia en los procesos.

• No establecer objetivos claros ni tener roles definidos

La falta de objetivos y plazos claros puede llevar a que el proveedor de outsourcing no cumpla con las expectativas del cliente. Es importante establecer objetivos y plazos claros para el proyecto desde el principio y asegurarse de que el proveedor esté de acuerdo con ellos.

También afecta el que los equipos, tanto el interno como el de outsourcing, no tengan roles definidos.

“Asegúrese de que cada uno de los miembros clave de su equipo, incluidos los gerentes y los responsables de la prestación de servicios, así como los propietarios de procesos, tengan funciones y responsabilidades claras y definidas. Y, de hecho, anime a su cliente a hacer lo mismo por su organización”, recomendaron en un artículo del portal The Office Gurus.

Lo mejor es que, en el contrato del servicio, haya una descripción clara de los roles de los equipos, para que se determinen los responsables de cada tarea y cada una de las entregas de resultados.

• No investigar el proveedor de outsourcing

Antes de seleccionar un proveedor de outsourcing, es importante investigar y evaluar a varios proveedores potenciales. La falta de investigación puede llevar a seleccionar un proveedor que no sea adecuado para el proyecto, lo que puede resultar en retrasos y problemas.

• Escoger el proveedor más económico

“Muchas empresas pequeñas que carecen de suficientes fondos buscarán rápidamente un proveedor de software económico, que se ajuste a lo que pueden pagar (...) desafortunadamente para estas empresas, a la larga, esto puede hacer más daño. Si bien es cierto que un mérito de la subcontratación es que debería ayudarlo a ahorrar dinero en comparación con contratar a un empleado a tiempo completo, esto no significa que deba ser barato. Las tarifas más bajas a menudo tienen un costo alto: mala calidad”, explicaron en un artículo de la revista Inc.

Es importante establecer expectativas de calidad para el proyecto desde el principio. La falta de expectativas de calidad puede llevar a que el proveedor de outsourcing no entregue un producto final de calidad.

En conclusión, delegar un proyecto a un proveedor de IT outsourcing puede ser una excelente manera de obtener recursos y habilidades adicionales para su empresa. Sin embargo, es importante evitar estos errores comunes para asegurarse de que el proyecto se ejecute de manera efectiva y se cumplan los plazos. Es fundamental tener una comprensión clara de los requisitos del proyecto, establecer objetivos y plazos claros, establecer una comunicación clara y regular, investigar el proveedor de outsourcing y establecer expectativas de calidad.

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