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Oficina virtual

Las oficinas virtuales son espacios digitales que brindan todos los beneficios de una oficina convencional, sin la necesidad de ocupar un espacio físico. 

Oficina Virtual

¿Qué es una oficina virtual?

Las oficinas virtuales son espacios digitales que brindan todos los beneficios de una oficina convencional, sin la necesidad de ocupar un espacio físico. Los clientes, por un lado, pueden gestionar sus necesidades y transacciones sin tener que trasladarse a una oficina física y, por el otro, los negocios pueden trabajar de forma remota, aprovechando mejor el tiempo y los recursos disponibles.

 

En 2024, las oficinas virtuales no solo son una opción para las empresas; se han convertido en una herramienta estratégica para simplificar operaciones, reducir costos y mejorar la imagen profesional.

 

“Una oficina virtual también puede generar una mayor productividad , ya que sus servicios liberan a los trabajadores de tareas administrativas, así como de desplazamientos. Cada empleado puede trabajar desde el lugar que le resulte más conveniente y la empresa no se limita a contratar empleados que vivan localmente”, señalaron al respecto en un artículo de Investopedia.

Beneficios de las oficinas virtuales
  • Permiten a las compañías ampliar su alcance geográfico sin necesidad de tener muchas oficinas físicas en distintas localidades.
  • Pueden tener presencia en diferentes mercados globales, con inversión controlada.
  • Generan confianza entre viejos y nuevos clientes.
  • Es una estrategia para personalizar los servicios y ofrecer mejor atención al cliente.
  • Generan mayor productividad del equipo de trabajo, ya que se simplifican muchas operaciones.
  • Se reducen los costos de alquiler de oficinas, servicios públicos y de mantenimiento.
  • Es una modalidad muy flexible ya que se puede atender una oficina virtual desde cualquier lugar del mundo.

 

oficina virtual
 

Funcionalidades de una oficina virtual

Una oficina virtual ofrece una amplia gama de funciones diseñadas para brindar a los clientes acceso fácil y seguro a información relevante y servicios clave. Estas funcionalidades están diseñadas para garantizar una experiencia intuitiva y eficiente para el usuario.

Detallamos aquí las características esenciales de una oficina virtual:

Acceso por usuario y contraseña

Las oficinas virtuales requieren autenticación mediante un nombre de usuario y contraseña para garantizar la seguridad de la cuenta del cliente.

Dashboard para el cliente

  • Dashboard resumido: Proporciona una vista general y dinámica de la cuenta del cliente.
  • Datos generales del cliente: Incluye información básica como nombre, dirección, Número de Identificación Tributaria (NIT), Registro Único del Contribuyente (RUC), entre otros.
  • Listado de cuentas asociadas: Permite al cliente acceder y gestionar múltiples cuentas asociadas al servicio que ofrezca la compañía.

Gestión de servicios

  • Gestión de incidencias: Ofrece accesos directos para presentar peticiones, quejas y reclamos.
  • Información de pagos y consumos: Permite visualizar información detallada sobre pagos y consumos, tanto del período actual como histórico de al menos 12 meses.
  • Gestión de cuentas: Facilita la gestión de cuentas con opciones de filtros, búsquedas y ordenamientos.
  • Suscripciones a E-Factura: Permite la suscripción a facturas electrónicas por correo electrónico o SMS.
  • Visualización de última factura: Muestra el monto de la última factura por segmento de servicio, como aseo, energía, etc.
  • Saldo pendiente de pago: Informa sobre cualquier saldo vencido o pendiente de pago.

 

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