¿Cómo elegir un ECM para nuestras empresas?
June 18, 2021
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Cuando hablamos de estrategias innovadoras y tendencias para convertirse en una organización de vanguardia, es crucial considerar la transformación digital, una realidad a la que cada día se suman más empresas. En Rootstack, conscientes de las necesidades de nuestros clientes y siempre buscando soluciones innovadoras, queremos destacar las características esenciales que deben evaluarse al elegir una solución de ECM (Enterprise Content Management).
Características Esenciales de un ECM
1. Colaboración
Un repositorio de documentos debe permitir que los usuarios autorizados recuperen y gestionen documentos fácilmente. Esto incluye:
- Asignación de roles y perfiles de acceso.
- Múltiples opciones de consulta.
- Funciones avanzadas, como la colaboración simultánea: varios usuarios pueden visualizar y modificar un documento en tiempo real, utilizando herramientas como tinta digital. El resultado final debe ser visible en su forma definitiva, junto con un registro de las marcas individuales realizadas por cada usuario durante la sesión.
2. Control de Versiones
Un buen sistema ECM debe incluir un control de versiones que permita:
- Comprobar documentos en el repositorio.
- Recuperar versiones anteriores.
- Continuar el trabajo desde puntos específicos.
Esta funcionalidad es clave para documentos que requieren actualizaciones constantes, ya que facilita el acceso a versiones históricas para consulta o referencia.
3. Búsqueda y Consulta
El sistema debe ofrecer diversas opciones para localizar y consultar documentos de manera eficiente. Una funcionalidad robusta de búsqueda asegura que los usuarios encuentren rápidamente la información que necesitan.
4. Seguridad
La seguridad es un pilar fundamental, especialmente en lo que respecta a:
- Cifrado de datos transferidos o almacenados a través de internet.
- Protección de la información utilizada para flujos de trabajo o colaboración.
Automatización y Funcionalidades Avanzadas
1. Digitalización y Captura
Es importante contar con herramientas que permitan:
- Digitalizar documentos físicos.
- Realizar una indexación adecuada.
- Ejecutar cargas masivas de documentos para integrarlos al sistema de forma rápida y eficiente.
2. Workflows
Los flujos de trabajo (workflows) son una funcionalidad imprescindible. Existen dos tipos principales:
- Workflows manuales: Requieren la intervención de un usuario para revisar y decidir la ruta del documento.
- Workflows basados en reglas: Permiten automatizar procesos según criterios predefinidos.
Por ejemplo, una factura puede pasar por un proceso de aprobación antes de enviarse al departamento de cuentas por pagar. Reglas dinámicas también pueden determinar rutas específicas según valores o condiciones, como el monto de la factura.
Integración y Desarrollo
Plataformas, Desarrollo e Integración
Un buen ECM debe ofrecer capacidades de integración robustas para:
- Conectar con otros sistemas o aplicaciones.
- Permitir que los usuarios consulten y editen documentos directamente desde el repositorio, creando nuevas versiones sin salir de la aplicación.
La integración suele apoyarse en estándares abiertos como ODMA, LDAP, WebDAV y SOAP, lo que garantiza compatibilidad con otros software y cumplimiento de controles internos.
Evaluación de Soluciones ECM
Al considerar implementar una solución ECM, es esencial analizar las opciones disponibles en el mercado. Algunas de las principales soluciones son:
Para tomar una decisión informada, se debe construir una matriz de comparación que contemple aspectos funcionales, técnicos y económicos. Este análisis permitirá identificar qué solución se adapta mejor a las necesidades específicas de la empresa.
La implementación de una solución ECM no solo impulsa la transformación digital, sino que también optimiza la gestión de contenido y mejora los procesos internos de las organizaciones. Evaluar cuidadosamente las características, la integración y las opciones del mercado garantizará que se elija una herramienta que potencie la innovación y el crecimiento empresarial.