Cómo instalar un software ERP

Para que una empresa gestione de manera eficiente y controlada todos los procesos internos e incluso parte de su comunicación con clientes y usuarios, deben implementar un software ERP de inmediato y poder gozar de sus beneficios. 

En un artículo publicado por Microsoft definen este software como “un tipo de sistema de software que ayuda a las organizaciones a automatizar y administrar los procesos comerciales centrales para un rendimiento óptimo. El software ERP coordina el flujo de datos entre los procesos comerciales de una empresa, proporcionando una única fuente de verdad y agilizando las operaciones en toda la empresa. Es capaz de vincular las finanzas, la cadena de suministro, las operaciones, el comercio, los informes, la fabricación y las actividades de recursos humanos de una empresa en una sola plataforma”.

Pasos para instalar un software ERP

Cómo debe verse el software ERP

Antes de comenzar la instalación, el usuario o cliente debe definir un importante primer paso: cómo debe verse el software ERP. Se programará una reunión de análisis de brechas entre la organización que implementa su selección de ERP y los recursos internos que pueden explicar el proceso comercial a través de todos los aspectos de la organización. Es probable que el paquete empresarial tenga puntos de configuración que dictan cómo reaccionará el sistema.

Presupuesto

Otro paso antes de comenzar la instalación como tal es definir el presupuesto. La agencia de software o experto encargado de instalar el software ERP se reunirá con el cliente para definir un presupuesto. Adicional al dinero, hay que poner una meta de tiempo, qué tan pronto quiere el cliente la instalación del software y para qué fecha.

Escoger el Project manager indicado

Para garantizar que todos los procesos se cumplan a tiempo, debe contar con un Project manager en el equipo de instalación del software ERP. Este profesional guiará al equipo a través de todo el proceso, asegurándose de que comprendan y ejecuten cada tarea asignada, además de mantener un contacto constante con el cliente actualizando sobre cómo va la instalación y pendiente de algún cambio a última hora.

Conseguir el software ERP adecuado

En un artículo publicado por Sentrien explican “Encontrar el software ERP adecuado para sus necesidades es quizás el paso más importante que debe tomar, porque no todas las soluciones ERP le brindarán los mismos beneficios. Lo que funcionó perfectamente para otra persona puede no ser la solución adecuada para sus requisitos comerciales específicos. Definitivamente, una talla única para todos no es el camino para seguir con esta implementación de software en particular, por lo que debe tener en cuenta las necesidades de su negocio, la industria en la que se encuentra y los requisitos de su sistema, así como sus expectativas”.

Migración de los datos

Una migración de datos exitosa es vital para una buena instalación del software ERP, ya que de hacerse de manera correcta acelera el proceso y se puede terminar más rápido de lo anticipado, pero si presenta algún error, es posible que todo se deba comenzar de nuevo. Es importante que antes de migrar los datos, se realice un filtro con lo que se considera verdaderamente importante y lo que se puede descartar. 

Configuración

Al tener el software ERP que mejor se adapte a las necesidades del cliente y de la empresa, comienza la fase de configuración e implementación del software. Después de instalar la infraestructura, debe configurar el sistema ERP y optimizarlo para las necesidades de su negocio. Esta duración puede variar dependiendo de la solución y proveedor elegido, algunos softwares ERP son más robustos que otros, por lo que requieren más tiempo de implementación y prueba. 

Luego, se debe poner a prueba todo el software ERP, tal cual como se utilizaría a diario en los procesos de la empresa, para verificar que todo funcione de manera correcta. Si todo está funcionando, entonces el cliente puede comenzar a utilizar la solución sin ningún problema. 

Otro de los pasos en la instalación, aunque quizás no se considera parte fundamental, es el mantenimiento. La agencia de software o expertos que instaló el software ERP debe proveer un mantenimiento cada cierto tiempo, actualizando el sistema y mejorando las funciones que así lo ameriten. 

Rootstack te ofrece un equipo de expertos en este software, preparados para implementarlo en su empresa. No dude en contactarnos.

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