Guía para comenzar a trabajar con una compañía de IT outsourcing: primeros pasos a tomar

Muchos negocios alrededor del mundo han escogido trabajar con compañías de IT outsourcing por la gran variedad de servicios de tecnología que ofrecen, con una gran calidad. Son grandes aliados de los negocios que no cuentan con los recursos o las capacidades necesarias para desarrollar sus propios proyectos de software.

Estas compañías se encargan de gestionar todo el ciclo de vida del software, desde el análisis de requisitos hasta el mantenimiento y la actualización. La influencia e importancia de las compañías de IT outsourcing en el desarrollo de proyectos de software es cada vez mayor, debido a las ventajas que ofrecen tanto para los clientes como para los proveedores. 

Por un lado, los clientes pueden acceder a profesionales cualificados, reducir costes y riesgos, mejorar la calidad y la eficiencia, y enfocarse en su negocio principal. Por otro lado, los proveedores pueden ampliar su cartera de clientes, diversificar sus servicios, incrementar sus ingresos y optimizar sus recursos.

Antes de escoger a la compañía de IT outsourcing, trabaja en estas etapas

Tenemos +12 años de experiencia en la industria tecnológica, trabajando con compañías globales y sabemos de primera mano lo complicado que puede ser comenzar la búsqueda de una compañía de IT outsourcing con la cual trabajar. 

Puede ser una tarea desafiante, por eso, acá te explicaremos las primeras etapas que debes atravesar para que la búsqueda de esa compañía de IT outsourcing sea efectiva y productiva.

Paso 1: Evalúa las necesidades de tu compañía

Antes de buscar la ayuda de una compañía de IT outsourcing, es fundamental realizar una evaluación exhaustiva de las necesidades de tu compañía, solo así podrás identificar las áreas específicas de tu negocio que se benefician más del outsourcing, así como establecer metas y objetivos claros para el proyecto.

Puedes comenzar esta etapa analizando las actividades y funciones internas de tu compañía que podrían ser ejecutadas por una compañía de IT outsourcing. Esto podría incluir áreas como el desarrollo de software, soporte técnico, administración de redes, gestión de bases de datos o seguridad de la información. 

Paso 2: Establece metas y objetivos claros para el outsourcing

Todo proyecto necesita un norte que seguir y más todavía si vas a trabajar con una compañía de IT outsourcing. Se deben establecer metas y objetivos claros al trabajar con un proveedor de servicios de software, para que el proyecto tenga un marco de referencia y una dirección clara. Esto evitará muchos malentendidos en el futuro y es una forma de garantizar el cumplimiento de los resultados esperados del proyecto.

Los negocios deben tener claro también lo que esperan lograr por medio de la compañía de IT outsourcing, ya sea mejoras en la eficiencia operativa, reducción de costos, acceso a recursos especializados, mayor enfoque en las competencias centrales de la compañía, o mayor flexibilidad y escalabilidad en la entrega de servicios de IT.

Las metas deben ser específicas, medibles, alcanzables, relevantes y con un límite de tiempo (SMART, por sus siglas en inglés). Por ejemplo, una meta SMART podría ser "Reducir los costos operativos en un 20% en los próximos 12 meses al externalizar el soporte técnico de IT".

Paso 3: Evaluar los riesgos asociados con el outsourcing y cómo mitigarlos

Es de sabios anticiparse a los problemas, sobre todo en el área de tecnología, ya que eso permite ahorrar tiempo y dinero. Para eso, es necesario evaluar los riesgos asociados con el IT outsourcing, para identificar y comprender los problemas que puedan surgir, y así poder prever soluciones oportunas. Algunos riesgos comunes incluyen la pérdida de control sobre los activos de IT, la seguridad de la información, la calidad del servicio y la dependencia de un proveedor externo.

Para mitigar estos riesgos, se pueden implementar varias estrategias. En primer lugar, es fundamental realizar una rigurosa evaluación y selección del proveedor de IT outsourcing. Esto implica investigar su experiencia, reputación y capacidad técnica, así como evaluar su historial de seguridad y cumplimiento normativo. Al elegir un proveedor confiable y establecer acuerdos contractuales sólidos, se reduce el riesgo de una mala calidad de servicio o incumplimiento de los requisitos acordados.

Además, es esencial establecer políticas y procedimientos claros de seguridad de la información. Esto implica definir estándares de seguridad, implementar medidas de protección de datos y establecer protocolos de gestión de riesgos. Asimismo, se deben establecer acuerdos de confidencialidad y seguridad con el proveedor, asegurando la protección de la propiedad intelectual y la información sensible de la compañía.

Guía para trabajar con una compañía de IT outsourcing y que la colaboración sea exitosa

• Definir expectativas y alcance del trabajo

Es importante establecer claramente qué esperas lograr con el servicio de la compañía de IT outsourcing y cuál es el alcance exacto del trabajo. Define tus objetivos, requisitos y resultados esperados de manera precisa, esto ayudará a la compañía de IT outsourcing a comprender tus necesidades y ofrecerte soluciones adecuadas.

• Establecer acuerdos de nivel de servicio (SLAs) claros y medibles

Los acuerdos de nivel de servicio son documentos contractuales que especifican los estándares de rendimiento y calidad que esperas del proveedor de IT outsourcing. Asegúrate de establecer SLAs claros y medibles que aborden aspectos como el tiempo de respuesta, disponibilidad, calidad del servicio y resolución de problemas. Esto proporcionará una base sólida para evaluar el desempeño del proveedor.

• Establecer canales de comunicación efectivos y frecuentes

La comunicación fluida y efectiva es clave para el éxito del outsourcing. Establece canales de comunicación claros, como reuniones regulares, correo electrónico o herramientas de colaboración en línea. Esto asegurará que ambas partes estén alineadas, se compartan actualizaciones y se resuelvan problemas de manera oportuna.

• Asignar un punto de contacto interno para la coordinación y comunicación con el proveedor

Designa a una persona en tu organización como punto de contacto principal para el proveedor de IT outsourcing. Esta persona será responsable de coordinar y supervisar el proyecto, facilitando la comunicación entre ambas partes y asegurando una gestión eficiente.

• Establecer un sistema de seguimiento y monitoreo del progreso del proyecto

Implementa un sistema para rastrear y monitorear el avance del proyecto de IT outsourcing. Esto puede incluir el uso de herramientas de gestión de proyectos, informes de estado regular y la definición de hitos y entregables clave. Mantener un seguimiento adecuado permitirá identificar cualquier desviación y tomar medidas correctivas oportunas.

• Realizar revisiones periódicas y evaluar el desempeño del proveedor

Programa revisiones regulares con el proveedor de IT outsourcing para evaluar su desempeño. Analiza si se están cumpliendo los SLAs acordados, revisa el progreso del proyecto y brinda retroalimentación constructiva. Estas revisiones permitirán realizar ajustes si es necesario y garantizar una colaboración efectiva a lo largo del tiempo.

Al tener en cuenta estos puntos al contratar una compañía de IT outsourcing, estarás estableciendo bases sólidas para una relación exitosa y una colaboración mutuamente beneficiosa. En Rootstack, tenemos +12 años de experiencia apoyando a compañías en su transformación digital. ¡Contáctanos!

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