Has crecer tu organización implementando BPM

Diferentes estudios a nivel mundial encontraron que el 21% de las organizaciones están implementando alguna iniciativa de BPM (Gestión de Procesos de Negocios). Un ejemplo de éxito es el Tribunal Supremo de Justicia del estado de Hidalgo, que ha ahorrado un 90% en tiempo de trámites administrativos y un 60% en trámites jurisdiccionales con la implementación del BPM adecuado.

El objetivo principal de los BPM, o sistemas de gestión de procesos, es optimizar la ejecución de los procesos para mejorar los tiempos de respuesta y estandarizar las actividades. Por ello, empresas como Copa, Toyota, entre otras, han adquirido distintos productos en los últimos años para automatizar sus procesos estratégicos, lo que permite un seguimiento de las razones de ganancias o pérdidas de negocios.

¿Qué son los BPM?

Los BPM se definen como sistemas empresariales que ayudan a las organizaciones a definir, moldear, medir, monitorear y optimizar de forma continua todos los procesos dentro de la organización. Su objetivo es ejecutar las actividades orientadas al éxito y al cumplimiento de las metas.

Factores principales para trabajar con BPM

Al decidir implementar un BPM para mejorar los procesos dentro de una organización, se deben considerar los siguientes factores:

• Estandarización de procesos.
• Definición de responsables para cada tarea.
• Medición de tiempos de respuesta.
• Eliminación de procesos redundantes.
• Autonomía en la realización de cada proceso.
• Mejoras continuas en los procesos.

BPM más utilizados

Existen varios BPM populares en el mercado. Algunos de los más utilizados son:

• Auraportal: Un software que facilita el diseño y ejecución de procesos, dirigido a empresas de cualquier tamaño. Puede aplicarse a toda la organización o a áreas específicas y ofrece licencias por usuarios o corporativas. Se integra con otras aplicaciones como Excel y SAP.
• ProcessMaker: Este software permite a las organizaciones automatizar flujos de trabajo. Sus características incluyen integración con aplicaciones web, disponibilidad de una app móvil para iOS y Android, y la posibilidad de visualizar un panorama completo de los procesos en ejecución, su productividad y el equipo involucrado.
• Bonitasoft: Utilizado por empresas como Sony, Xerox, BBVA y Cisco, este software permite crear aplicaciones personalizadas adaptadas a cada negocio. Es de código abierto, maneja un API de integración y es multilenguaje.
• Alfresco Activiti: Esta solución de gestión de procesos, orientada tanto a negocios como a desarrolladores, es open-source y se integra con diversos sistemas empresariales. Ofrece un potente gestor de tareas que permite la creación flexible de procesos, adaptándolos a las necesidades de la empresa. Está basada en Java y es escalable.

¿Cómo puede una empresa determinar que necesita un BPM?

Una empresa puede identificar la necesidad de un BPM haciéndose las siguientes preguntas:

• ¿Puede responder rápidamente a las demandas solicitadas?
• ¿Tiene control de las operaciones que se realizan en la empresa?
• ¿Conoce los costos y las personas involucradas en cada proceso?
• ¿La empresa trabaja de manera aislada, sin comunicación entre sistemas?
• ¿Existe una generación desmesurada de documentos internos?
• ¿Se ingresan los mismos datos en múltiples sistemas?

Si la respuesta a estas preguntas es afirmativa, debería considerar la posibilidad de implementar un BPM.

Es esencial que cada organización identifique sus procesos críticos y necesidades para definir qué BPM implementar, ya sea un software existente en el mercado o uno desarrollado a medida. Se deben evaluar los costos y beneficios de cada opción.

Pasos para adoptar el BPM correcto que se ajuste a las necesidades de la empresa

Para que una empresa implemente el BPM adecuado, se deben seguir estos pasos:

1. Seleccionar el personal adecuado para levantar la información de los procesos.
2. Identificar, diseñar, documentar y medir la forma actual de realizar los procesos y definir la mejor forma de realizarlos.
3. Definir los objetivos estratégicos de la empresa para que cada proceso esté alineado con las metas.
4. Seleccionar un software flexible que se adapte a las necesidades de la organización.
5. Crear usuarios y generar permisos y roles, asignando responsabilidades de acuerdo con la jerarquía.
6. Cargar los flujos de procesos; estos pueden ser lineales o en Y, según sus características y el software seleccionado.
7. Monitorear el cumplimiento de los procesos y realizar ajustes si es necesario.

Conclusiones

En general, las soluciones de BPM permiten a las empresas ser más productivas y eficientes, automatizando procesos y analizando su ejecución y resultados. Esto contribuye a eliminar errores, reducir costos y aumentar la productividad. Los BPM son aplicables a empresas de todos los tamaños y sectores, siempre que se definan claramente los requerimientos y se seleccione el software adecuado para garantizar el éxito en su implementación.

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