¿Por qué utilizar la automatización robótica de procesos?

Las empresas modernas están enfrentando un problema grave: debido a su alta producción y a la rapidez del mundo actual, se ven colmados de tareas y procesos diarios que ponen en apuros a sus colaboradores, sin poder atenderlos todos como es debido. Para esto hay una solución: la automatización robótica de procesos.

En CIO la definen de la siguiente manera “RPA es una aplicación de tecnología, regida por lógica de negocios y entradas estructuradas, destinada a automatizar procesos de negocios. Con las herramientas de RPA, una empresa puede configurar un software o un "robot" para capturar e interpretar aplicaciones para procesar una transacción, manipular datos, generar respuestas y comunicarse con otros sistemas digitales. Los escenarios de RPA van desde algo tan simple como generar una respuesta automática a un correo electrónico hasta implementar miles de bots, cada uno programado para automatizar trabajos en un sistema ERP”.

Beneficios de la automatización robótica de procesos

Una herramienta RPA traerá grandes beneficios a tu empresa, siempre que la apliques con el partner tecnoógico correcto, que guie a tu equipo y capacite a tu personal para sacarle el mayor provecho posible, como estos a continuación:

Finanzas

Contar con una automatización robótica de procesos en el departamento de contabilidad y finanzas puede ayudar al personal a obtener datos más precisos, además en estas tareas: Procura pagar, grabar para informar, cotización al contado y servicio de Atención al Cliente.

En Kofax explican un escenario que se puede mejorar con RPA “cuando un cliente llama a su empresa para pedir ayuda, ¿qué herramientas tienen a su disposición los miembros del equipo de contabilidad? En los arreglos tradicionales, un representante de servicio puede necesitar pasar varios minutos iniciando sesión en diferentes sistemas y recuperando la información de un cliente manualmente. Encontrar las respuestas que necesita una persona que llama puede llevar demasiado tiempo, y registrar nuevos datos en una variedad de sistemas puede aumentar aún más los tiempos de llamada”.

Los servicios compartidos

Las empresas modernas se están alejando de los procesos convencionales y que consideran antiguos, como el separar los flujos de trabajo por departamentos. En la actualidad, muchas compañías comparten servicios entre departamentos, como TI, recursos humanos y finanzas. Los servicios compartidos operan dentro de un software por lo que un robot puede hacer el trabajo más fácil para todo el personal al poner la información a disponibilidad.

Manejo de datos

Como lo explican en Kofax “las tareas mundanas como la validación de datos (comprobar que los datos se encuentren dentro de los parámetros esperados) y la limpieza de datos (eliminar entradas no válidas) son fáciles de "enseñar" a los sistemas RPA. Al mismo tiempo, RPA ayuda con la ingesta de datos. Las herramientas habilitadas para el reconocimiento óptico de caracteres pueden clasificar documentos de manera confiable en los repositorios correctos o transferir información de los documentos al software de grabación”.

Recursos humanos

Si bien en la encuesta realizada por Process Excellence Network, un 29% de los encuestados identificaron a recursos humanos como un “área objetivo para la implementación de RPA” pero esta cifra ha subido con el pasar de los años, siendo una solución de automatización robótica de procesos esencial para un correcto manejo de personal.

Entre las aplicaciones más comunes están: Unificación de conjuntos de datos de empleados en sistemas informáticos de recursos humanos dispares, seguimiento y actualización de registros de empleados con mayor precisión, optimización del proceso de incorporación para nuevos empleados y tecnologías de la información.

Marketing

Desde enviar un correo electrónico automático a clientes potenciales a armar campañas enteras para anunciar un nuevo producto o servicio, una herramienta RPA es esencial para el departamento de marketing y ventas. 

Como lo explican en Kofax “con una visión mejorada de los datos de ventas a través de la unificación de RPA, el equipo de marketing puede crear perfiles de clientes más completos. Esos datos podrían resultar en el desarrollo de programas de marketing que sean más efectivos para persuadir a la audiencia objetivo”.

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