¿Cuáles son los pasos para la implementación de un sistema de punto de venta?

La implementación de un nuevo sistema, ya sea de punto de venta u otro tipo, conlleva naturalmente un período de estrés e incertidumbre en la compañía. Los cambios pueden generar preocupaciones sobre la adaptación del personal, la interrupción de las operaciones y la eficacia del nuevo sistema.

Sin embargo, en el caso específico de los sistemas de punto de venta, los líderes deben tener la seguridad de que la inversión en esta tecnología está destinada a mejorar significativamente los procesos y transacciones, así como la experiencia general de los clientes. Es esencial transmitir esta confianza a todo el equipo para mitigar la ansiedad asociada con el cambio.

Por eso, a través de este blog, nuestro objetivo es despejar las dudas y proporcionar información clave que permita a las empresas abordar la implementación de un sistema de punto de venta con mayor seguridad y claridad, facilitando así una transición exitosa hacia un futuro más eficiente y centrado en el cliente.

Pasos para la implementación de un sistema de punto de venta

• Entiende las necesidades de tu negocio

Lo primordial es entender cuáles son las necesidades que tiene tu negocio y cuáles son los objetivos que deseas alcanzar con la implementación del punto de venta. “Los sistemas de punto de venta hacen mucho más que simplemente procesar pagos, y todos varían en lo que pueden y no pueden hacer. Por lo tanto, antes de empezar a intentar comparar todos los sistemas del mercado, determine exactamente qué quiere que haga el suyo. Pregúntese qué funciones serían útiles para su negocio”, destacaron en un artículo sobre el tema publicado en LinkedIn.

• Elección del software de punto de venta

Por supuesto, antes de pensar en cualquier implementación, el paso inicial es hacer una evaluación exhaustiva de diferentes sistemas de puntos de venta que haya en el mercado, y considerar aquella plataforma que se ajuste a las necesidades específicas de su negocio. No desesperes porque este proceso puede tomar algo de tiempo.

Es fundamental considerar aspectos como la facilidad de uso, la compatibilidad con hardware existente, las características de personalización y, por supuesto, el costo. Dependiendo de la complejidad de estas consideraciones y del tiempo dedicado a la toma de decisiones, esta etapa puede tomar desde unas pocas semanas hasta varios meses.

“Puede preguntarle a alguien fuera de su empresa que tenga amplia experiencia en el sector minorista y con sistemas de puntos de venta. Podría ser un consultor, otro comerciante o una agencia que ayude a los minoristas con regularidad”, acotaron al respecto en el portal de Shopify.

• Conexión de hardware y software

“Su software de punto de venta generalmente incluye su propio hardware o puede integrarlo con su propio equipo. Por ejemplo, algunos sistemas de punto de venta funcionan con dispositivos móviles, por lo que no necesitas hardware especializado. Otros sistemas son específicos de hardware, como cajas registradoras o lectores de tarjetas”, señalaron en el portal Indeed sobre la configuración de esta solución.

• Personalización y configuración

Una vez seleccionado el software de punto de venta, se inicia el proceso de personalización y configuración para que se ajuste perfectamente a las operaciones comerciales específicas. Esto implica establecer los productos en el sistema, configurar los impuestos y descuentos, y definir los usuarios y permisos. La duración de esta fase puede variar según la complejidad de las necesidades del negocio y la disponibilidad de recursos internos o externos para llevar a cabo la configuración. En promedio, este proceso puede tomar de unas pocas semanas.

• Capacitación del personal

Una parte crucial de la implementación de un sistema de punto de venta es la capacitación del personal para que pueda utilizar el sistema de manera efectiva en su día a día. Esto incluye la formación en cómo realizar transacciones, gestionar inventario, generar informes y solucionar problemas comunes. La duración de esta fase depende del tamaño del equipo, la complejidad del sistema y la disponibilidad de recursos para la formación. Por lo general, puede tomar desde unos pocos días hasta varias semanas.

• Implementación y puesta en marcha

Una vez completadas todas las etapas anteriores, llega el momento de implementar el sistema de punto de venta en el entorno de producción y ponerlo en marcha. Esto implica la transición desde los sistemas existentes al nuevo sistema de punto de venta, así como la monitorización y el soporte continuo durante los primeros días o semanas para garantizar una transición suave y resolver cualquier problema que pueda surgir. Esta fase puede llevar desde unos pocos días hasta un par de semanas.

Aspectos a tomar en cuenta al momento de elegir un sistema de punto de venta

Stripe detalla en su documentación aspectos claves a analizar al momento de buscar y elegir una plataforma de punto de venta:
 

• Evalúa las necesidades de hardware del sistema de punto de venta para que sepas si tu empresa está preparada.
• Investiga si el sistema de punto de venta es intuitivo, fácil de usar o si tiene una curva de aprendizaje corta.
• Analiza qué tan bien se puede integrar el sistema de punto de venta con los sistemas que ya usas en tu negocio.
• Verifica que el sistema de punto de venta cumpla con las reglas del PCI Security Standards Council.
• Valida la escalabilidad que tenga el sistema de punto de venta que deseas implementar.

El tiempo necesario para implementar un sistema de punto de venta puede variar significativamente según una serie de factores, incluida la selección del software, la personalización, la integración con sistemas existentes, la capacitación del personal, las pruebas y la implementación final.

Si bien el proceso puede ser complejo y requerir una planificación cuidadosa, una implementación exitosa puede mejorar la eficiencia operativa y la experiencia del cliente, lo que hace que la inversión de tiempo y recursos valga la pena.

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