Rootstack busca la transformación de los procesos internos y gestión documental con Alfresco

La gestión documental es una de las preocupaciones más importantes en las empresas. No solo porque abarca toda la información de la compañía—procesos, servicios, productos adquiridos, información confidencial de clientes y manejo contable—sino también por el tiempo invertido en cada gestión y la cantidad masiva de documentos que se manejan diariamente, con el riesgo de perderse, deteriorarse o carecer de claridad.

En Rootstack entendemos la importancia de los procesos internos y la gestión documental. Hemos trabajado con múltiples gestores documentales y herramientas que automatizan procesos, y recomendamos Alfresco.

Con Alfresco, no solo obtendrá un gestor documental, sino también un sistema automatizado e inteligente que facilita el manejo de procesos específicos.

¿Por qué implementar un gestor documental?

Muchas empresas todavía manejan documentos en papel que, con el tiempo, pueden perderse, duplicarse o deteriorarse. Al buscar un documento específico, como un estado de cuenta o un contrato antiguo, se invierte tiempo valioso.

Implementar un sistema de gestión documental permite ver resultados inmediatos en la productividad del equipo y el manejo eficiente de los documentos. Podrá categorizarlos, agruparlos por etiquetas y filtrar el acceso. Los usuarios podrán editar documentos mientras otros los consultan simultáneamente.

¿Qué le ofrece Alfresco a su empresa?

Alfresco Community es una herramienta de gestión documental basada en software libre que almacena todos los documentos en una sola base de datos, proporcionando mayor visibilidad sobre los procesos y maximizando el valor del contenido.

Funcionalidades:

• Gestión de usuarios
  El administrador puede crear, editar y gestionar usuarios de manera sencilla, asignando roles y permisos específicos según sea necesario.
• Interfaz de usuario
  La interfaz de Alfresco es simple e intuitiva, permitiendo a los usuarios—independientemente de su nivel de conocimientos tecnológicos—buscar, crear y actualizar documentos de manera eficiente y rápida.
• Digitalización de documentos
  Con Alfresco, la digitalización de documentos es fácil y rápida. Se integra con escáneres para digitalizar grandes volúmenes de documentos sin necesidad de cargas manuales.
• Acceso móvil
  Alfresco cuenta con una aplicación móvil que permite a los usuarios editar y cargar documentos desde cualquier lugar, con acceso inmediato para otros usuarios.
• Procesos
  Alfresco también permite la automatización de procesos internos. Por ejemplo, un usuario de ventas puede crear una cotización que luego pasa a contabilidad para la factura, y finalmente al gerente para su aprobación, todo dentro de un flujo de trabajo automatizado.

Beneficios de Alfresco:

• Seguridad de datos
• Personalización de documentos
• Control de versiones
• Fácil acceso
• Aumento de la productividad del equipo
• Nuevo canal de comunicación
• Estandarización de documentos
• Optimización de procesos
• Carga masiva de documentos con un solo clic

El objetivo de gestores documentales como Alfresco es incrementar la productividad mediante procesos eficientes que optimizan la operación final de la empresa. Alfresco permite a los empleados compartir y editar información simultáneamente, centralizando documentos y facilitando su acceso de manera rápida y segura.

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