BPM para el sector gubernamental
BPM para el sector gubernamental
Usos de una herramienta BPM y su valor en el sector gubernamental
Los gobiernos alrededor del mundo están utilizando herramientas BPM para entrar en la era de un "gobierno electrónico", un movimiento donde están migrando sus servicios y procesos al internet y la computación en la nube.
El gobierno electrónico busca hacer que las agencias y organizaciones sean más accesibles para los ciudadanos al permitir que los usuarios se conecten de la misma manera que se comunican con amigos y familiares.
- Comunicación entre departamentos en el Departamento de Finanzas australiano
Hay varios ejemplos donde el uso de una herramienta por parte del gobierno ha resultado en varios beneficios, como en Australia, donde el Departamento de Finanzas y Administración utilizó un BPM para crear un flujo de trabajo parlamentario que simplificó la comunicación entre los empleados del departamento. Al reducir el tiempo y esfuerzo que toma contactar a otros trabajadores, se enfocó todo en la interacción con los ciudadanos.
Este proceso le permitió a este departamento del Gobierno Australiano actuar de manera más eficiente y mantener a sus visitantes y usuarios contentos.
- Automatización de formularios en gobierno local de California
En Estados Unidos, algunos gobiernos regionales también han conocido los beneficios del uso de una herramienta BPM. En el condado de Humboldt, en California, sectores del gobierno local utilizaron un BPM para rediseñar su sistema de permisos fechado que antes usaban de la manera tradicional en papel.
Usando la herramienta BPM, pudieron mover sus formularios y ponerlos en línea, así el condado pudo agilizar el proceso de manera considerable. Además de reducir la cantidad de papel que se necesita para procesar estos permisos, la persona solo tiene que iniciar sesión en la base de datos y puede ver el estado de su solicitud.
- Departamento de Defensa de Estados Unidos y su sistema de clasificación de datos
El Departamento de Defensa de los Estados Unidos también hizo uso de una herramienta BPM para dos propósitos: reducir el desperdicio de papel anual y hacer simples los procedimientos con ciertos miembros del servicio militar. En el pasado, se separaban los datos de información no clasificada y ultrasecreta en grandes cuartos de archivo, llenos de montañas de papel, esto presentaba un problema cuando se quería acceder a la información ya que se dependía de una tercera red para vincular las dos áreas de almacenamiento.
Con el uso de BPM, se implementó un sistema de seguridad de varios niveles y ubicado centralmente, donde la información se obtiene de manera rápida y no se compromete la seguridad general, manteniendo la efectividad sin tener que coordinar la información desde distintas áreas en simultáneo.
El principal beneficio que aporta un BPM en las instituciones gubernamentales es el permitirles ofrecer un buen servicio y efectivo a los ciudadanos, luego esto se traduce en otras ganancias, como:
- Crecimiento de la confianza
Cuando la ciudadanía note que su gobierno, local o nacional, maneja las solicitudes y sus necesidades de manera más eficiente, sentirán más empatía por este y la confianza que le tienen incrementará.
- Mejora la reputación
Cuando el usuario visita una institución gubernamental y recibe una mala atención, esto le genera descontento y lo más probable es que lo haga público en sus redes sociales, como es tan común en la actualidad. Cuando reciben un buen servicio, también lo van a compartir en internet y esto eleva la reputación de dicha institución.
- Un ambiente de trabajo lleno de armonía
Cuando las tareas diarias y repetitivas se automatizan, los empleados de las instituciones gubernamentales se sienten más libres y pueden atender otras tareas de más relevancia, siendo así más eficientes.
Cuando una institución gubernamental decide implementar una herramienta BPM en sus procesos y tareas, le permitirá:
- Alinear la política y estrategía que mantiene con la ejecución de sus operaciones
- Una mayor transparencia a la hora de rendir cuentas, además de mejor supervisión
- La mejora continua de los servicios prestados a la ciudadanía, aumentando la calidad y reduciendo los gastos operativos
- Cuando los procesos son simples y transparentes, se alinean con las prioridades y objetivos del gobierno central, lo que permite mejor gestión del riesgo y cambio, conduciendo en última instancia a un mejor rendimiento.