Firma electrónica como implementación eficiente y segura en entes gubernamentales
Hoy día algunas soluciones heredadas ya no cumplen con las demandas actuales de su organización, siendo la firma de documento una de las principales maneras obsoletas. Menos del 35% de los contratos, órdenes de compra y documentos de importancia no reciben firma en las primeras 48 horas, significando una pérdida de tiempo y de dinero recurrente.
Las firmas electrónicas nacen como una solución en respuesta a lo que demanda la actualidad siendo una alternativa flexible, responsiva. Mediante una firma electrónica se posee una huella exclusiva por persona o entidades, dicha característica lo hace muy segura y confiable para entidades financieras y gubernamentales.
Solución ante un desafío
Las entidades gubernamentales poseen de cientos a miles de empleados, pero dependiendo de la entidad a esto debe sumarse las relaciones que por alguna dependencia se establecen, ya sea con entidades privadas y personas particulares, es por esto que al final son miles y quizá millones de personas involucradas.
Ahora bien, existen registros por cada empleado, entidad privada, personas particulares y cada día esto va en aumento. Estos registros contienen información de compras, entradas, salidas, contratos, documentos legales entre otros, que requieren una firma para tener validez. El proceso de crear, mantener, firmar, archivar documentos requiere de una cantidad de tiempo y espacio considerable y por lo tanto representa altos costos.
Ante la necesidad de reducir costos y agilizar procesos existe la solución de reemplazar los registros en papel por registros electrónicos, sin embargo, uno de los grandes desafíos para realizar dicho cambio radica en el hecho de que los registros en papel pueden tener un firma personal en ellos. Una firma personal certifica la autoría o el acuerdo con el contenido de un documento y por lo tanto es un requisito legal en muchos casos.
En los últimos años, muchos productos han sido desarrollado en el área de firmas digitales, cuyo objetivo es proporcionar una autenticidad similar para los documentos electrónicos como lo hacen las firmas personales para copias impresas pero con un plus de seguridad, flexibilidad y escalabilidad.
Beneficios de implementación de firmas digitales
- Agiliza procesos de contratación
- Facilita la gestión de entradas y salidas
- Ahorro de tiempo
- Ahorro de costos
- Ahorro de papel y almacenamiento físico
Conclusión
El retorno de la inversión realizada en la solución de firma electrónica es casi siempre rapida. La solución de firma electrónica brinda resultados de gobernanza más sólidos en torno a documentos que requieren validez, al tiempo que reduce el tiempo que su personal dedica al proceso y brinda a los empleados una mayor comodidad.