Características del mejor sistema de gestión automatizada de facturas

La emisión de facturas electrónicas y físicas puede ser un dolor de cabeza para cualquier empresa cuyo pilar sean las ventas al detal y al mayor, restando una buena parte del tiempo de labor de su equipo humano, es por ello que se debe implementar un sistema de gestión automatizada de facturas.

“Los sistemas de facturación automatizada simplifican la forma en que las empresas gestionan la facturación y cobran los pagos. Gracias a la integración de diferentes funciones, estos sistemas admiten ciclos de facturación uniformes, sin errores y oportunos, lo que mejora la eficiencia operativa y garantiza un seguimiento preciso de los ingresos” explican en un artículo de Stripe.

Características esenciales que debe tener el mejor software de procesamiento de facturas con IA

Para que el sistema realmente aporte valor, no basta con que diga “automatización”. Debe incorporar una serie de componentes técnicos, operativos y de integración. Aquí las más importantes:

Recopilación inteligente de información (Captura Inteligente)

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   El programa debería ser capaz de aceptar facturas en diversas presentaciones, ya sea PDF, copias escaneadas, fotos, mensajes de correo, o documentos electrónicos, y de obtener por sí solo los datos importantes, como el número de factura, quién la emite, cuándo se emitió y cuándo vence, las cantidades debidas, los impuestos, la divisa y el desglose detallado de cada producto o servicio. Lo común es que esto se haga con sistemas de OCR de última generación (para leer texto en imágenes), técnicas de NLP (para entender el lenguaje) y el uso de machine learning. Lo mejor sería que el sistema se perfeccione a medida que las personas corrigen errores, aprendiendo así a interpretar formatos novedosos o poco habituales.

    

Comprobaciones y directrices operativas

No es suficiente simplemente extraer datos; es crucial confirmarlos de manera automática. Esto abarca la confirmación de campos esenciales, la gestión de gravámenes, la comprobación de impuestos, la confrontación con las órdenes de compra (OC), la recepción de envíos, las normas internas de facturación, los términos de pago, y los sistemas que detectan facturas repetidas. Si algo parece estar mal, el sistema debería crear una alerta para que alguien lo examine.

Flujo de trabajo automatizado (Workflow Automation)

Una vez capturada y validada la factura, se deben automatizar las etapas siguientes: aprobación, revisión, rechazo, ajustes, programación de pago. Esto implica rutas definidas según jerarquías, montos o departamentos; notificaciones a los responsables; reglas para escalaciones automáticas si alguien no responde en tiempo. Y que todo quede registrado.

Compatibilidad con plataformas actuales (ERP, finanzas, gestión)

La herramienta debería engranar a la perfección con tus plataformas de planificación de recursos empresariales, facturación, contabilidad, gestión de relaciones con clientes, banca, etc. Lo óptimo sería a través de interfaces de programación de aplicaciones, facilitando que los datos se muevan desde la adquisición hasta el registro contable, el abono, los informes sin necesidad de teclear una y otra vez. Si todavía usas programas informáticos antiguos, que tenga adaptadores o la cualidad de poderse amoldar.

Manejador de excepciones y aprendizaje continuo

Ningún sistema automatizado será perfecto desde el inicio. Los documentos pueden venir mal formateados, omitidos, proveedores nuevos, errores. Por eso debe existir un mecanismo que detecte discrepancias, genere alertas humanas, permita correcciones que luego alimenten al modelo para que mejore con el tiempo.

Informes, transparencia, seguimiento y paneles de control

Para poder tomar una buena decisión, la empresa debe estar al tanto de todo al instante: qué facturas andan dando vueltas, cuáles devolvieron, cuánto se tarda en dar el visto bueno normalmente, cuántas se pagan fuera de tiempo, y cuánto dinero se esfuma por las demoras o fallos. Y también datos sobre fraudes, si se está cumpliendo con las reglas, cómo van las auditorías, y si se están aprovechando los descuentos por pagar rápido. Todo esto bien a la vista en paneles fáciles de entender, que se actualizan solos y puedan consultar cuando quieran.

Escalabilidad técnica y operativa

El sistema debe mantener su rendimiento al aumentar el volumen de facturas, al incorporar más proveedores, más formatos, más países, distintas monedas o impuestos. Tener capacidad de despliegue en la nube, tolerancia a fallos, procesamiento eficiente paralelo, capacidad de manejar picos sin comprometer estabilidad.

Seguridad, cumplimiento normativo y privacidad de datos

Como manejas datos financieros, de proveedores, fechas, montos, posiblemente datos sensibles, debes asegurar que el software cumpla normativas relevantes: privacidad (por ejemplo GDPR si operas en Europa, leyes locales de datos en Latinoamérica), integridad de datos, acceso controlado, auditorías, trazabilidad, cifrado. También protección frente a fraudes: detección de patrones sospechosos, verificación de identidad de proveedores, duplicados.

Experiencia de usuario y interfaz

Aunque sea un sistema técnico, los usuarios finales, gente de cuentas por pagar, técnicos contables, revisores, deben tener una interfaz clara, con flujos lógicos, alertas bien visibles, accesos rápidos a lo que necesitan. Que las correcciones de errores sean fáciles, que el onboarding de proveedores sea intuitivo. Cuanto más amigable, menos resistencia al cambio.

Soporte multicanal y flexibilidad

Capacidad de adaptarse a distintos canales de entrada (correo, web, EDI, facturación electrónica obligatoria, escaneo móvil), distintos idiomas y monedas, diferentes formatos de facturas. Que pueda adaptarse a cambios normativos regionales o fiscales. Flexibilidad de configuración (reglas, políticas internas, niveles de aprobación) para que se ajuste al negocio, no al revés.

Estas características y funcionalidades no pueden faltar en ningún sistema de gestión automatizado de facturas, es por ello que debes confiar en Rootstack, tenemos los conocimientos y la experiencia para hacerlo realidad.

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