¿Cómo trabaja un sistema ERP?

La organización es fundamental para que un negocio prospere y tenga éxito. La agilidad con la que puedan ser ejecutadas las tareas y procesos también es importante para que la productividad se mantenga y los clientes de tu empresa estén satisfechos y tengan una buena experiencia. Un software ERP puede hacer la gran diferencia en tus flujos de trabajo, ya que en una misma plataforma podrás manejar los procesos más importantes de tu compañía.

Cómo un ERP mejora el performance de una compañía 

En una empresa clásica y tradicional, cada departamento maneja sus asuntos por separado. Es decir, el departamento de contabilidad tiene sus propios sistemas y manejos, el departamento de marketing igual y así con todas las áreas del negocio. Y puede que cada departamento lleve su gestión de forma ordenada, pero al momento de hacer una revisión del panorama general, la situación puede complicarse ya que no hay ninguna sincronización entre las áreas del negocio. 

“ERP puede mejorar el rendimiento comercial de una empresa al desarrollar la forma más eficiente de planificar y programar recursos y optimizar la productividad. Un ejemplo de cómo ERP hace esto es mediante el uso de flujos de trabajo que optimizan los procesos comerciales, realizan un seguimiento cuidadoso del rendimiento de los empleados y analizan los resultados. Esto proporciona a los propietarios de negocios visibilidad de los datos, lo que les permite ver qué partes de sus procesos son más productivas y cuáles deben mejorarse”, detallaron al respecto en el portal Abas-ERP.

Un software ERP CRM también permite hacer seguimiento en tiempo real a los clientes y proveedores, pudiendo mejorar la relación que se tiene tanto con los clientes así como con los proveedores de la compañía.

¿Cómo un ERP trabaja en una organización? Bueno, de la siguiente manera: desde una sola plataforma, por medio de diferentes módulos, el personal de la empresa podrá manejar cada área de la empresa, centralizando e interconectando la data, para que todo el mundo esté al tanto de los procesos de la empresa y que todas las gestiones se hagan más ágiles, con información disponible en tiempo real.

“En muchas organizaciones, cada departamento es una entidad separada con comunicación o colaboración limitada en tiempo real con otros departamentos. La información y los datos se comparten entre ellos a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas o mensajes, que, por supuesto, son métodos que pueden llevar mucho tiempo y no está claro si los datos o la información compartidos están actualizados”, explicó al respecto un artículo del portal Decision, donde describen la situación caótica de muchas empresas.

Ante esto, por supuesto que las compañías necesitan un software ERP que les permita mantener la información importante concentrada en un sola plataforma, para que se puedan tomar decisiones de forma más fácil, rápida y oportuna, sin tener que saltar de una plataforma a otra buscando cualquier información.

Cómo escoger un software ERP

Sabemos que las plataformas nuevas en una empresa pueden ser intimidantes al principio. Pero puedes tener la seguridad que un software ERP no representa nada engorroso, todo lo contrario. Se adapta totalmente a la naturaleza de tu organización y de tu equipo.

“ERP no requiere que las empresas adapten sus procesos comerciales para ajustarse a su sistema. En cambio, es una solución flexible que se puede personalizar según las necesidades de la organización. Y se integra con los sistemas operativos y de bases de datos existentes de la empresa”, agregaron en el mismo artículo de Decision.

Analiza necesidades de la compañía

Antes de tomar cualquier decisión o escoger un software ERP, lo que debes hacer es conformar un equipo en tu empresa que te ayude a analizar las diferentes opciones que hay en el mercado de ERPs.

“Este equipo lo ayudará a capturar las mayores necesidades de su organización y evitará que se pierdan consideraciones clave para seleccionar un sistema ERP”, señaló al respecto el portal Crowe en un artículo. 

Resaltan que, mientras más involucrado esté el personal de los distintos departamentos, más rápido se van a sentir familiarizados con el sistema ERP: “Considere personas en las áreas de contabilidad, inventario, gestión de pedidos, recursos humanos y gestión de relaciones con los clientes”.

“Cada área de negocio proporcionará un ángulo único sobre los puntos débiles, las necesidades esenciales y las necesidades futuras de su organización. Crear un equipo eficaz desde el principio puede llevar tiempo, pero a largo plazo le ahorrará tiempo, recursos y frustraciones”, enfatizaron.

Determina qué debe tener tu ERP

Es importante que evalúes si el ERP que vas a escoger puede generar informes precisos y oportunos y cuánta visibilidad ofrece en cuanto a los procesos de ventas y producción. En cuanto a la experiencia de usuario, un tema importante, pregúntate qué tan intuitivo es el software, si afectará o no la productividad de los empleados y si el costo-beneficio se justifica.

Otro aspecto importante es que este software ERP sea accesible a través de dispositivos móviles como celulares o tabletas, una característica esencial en la actualidad, ya que todos los usuarios tratan de hacer sus gestiones por medio de los teléfonos inteligentes.

Elegir al proveedor del software ERP: temas a tomar en cuenta

Hay cientos de proveedores de software ERP en la industria, lo que puede ser abrumador al momento de tomar decisiones y de escoger alguno. Sabemos que quieres elegir al mejor, pero a la vez entre tantas opciones puedes sentirte desorientado.

Toma en cuenta estas consideraciones al momento de elegir un software ERP:

• Evalúa la experiencia del proveedor, en qué industrias ha trabajado antes y cuál es la experiencia que tiene en tu industria en particular, explican en Crowe.
• Pregunta si este software ERP permite algún tipo de personalización o si la configuración ya viene predeterminada. Esto es esencial para saber si va a cubrir las necesidades de tu negocio.
• Investiga si este software ERP contiene los módulos que necesitas en tu compañía y si la plataforma está dirigida a pequeñas, medianas o grandes empresas.

Toma la decisión ahora mismo de iniciar la transformación digital de tu compañía, con la implementación de un software ERP que permita integrar toda la data de los departamentos de tu negocio. En Rootstack, tenemos +10 años de experiencia asesorando compañías en su salto digital. ¿Tienes alguna duda? ¡Contáctanos!
 

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