Docusign vs ValidateID: ¿Cuál es el mejor para firmas digitales?

Tu vida no se puede detener por una firma. Tu negocio no se puede detener porque alguien no ha firmado un documento. Con la irrupción de la pandemia por el Covid-19 en 2020, prácticamente el mundo se paralizó. La máxima recomendación era quedarse en casa para evitar el contagio con este letal virus, que ha sido contenido gracias a la vacunación.

Y fue justo en ese contexto en el que aumentó el uso de las herramientas de firmas digitales, ya que de esta manera las empresas y sus equipos podían firmar electrónicamente contratos y documentos, poniendo en marchas sus operaciones sin depender de una firma física.

A continuación, hicimos una comparación entre dos de los servicios de firmas digitales más usados en la actualidad: DocuSign y ValidateID. Lee las ventajas y funcionalidades y escoge el que más le convenga a tu compañía.

DocuSign

Es una solución de firmas digitales que hace mucho más sencillo todo el proceso de firma de cualquier documento digital. Ofrece a las compañías todo un conjunto de herramientas y aplicaciones para enviar documentos y procesar la firma electrónica de la forma más sencilla posible. También se encarga de la gestión del ciclo de vida del contrato, automatizando los flujos de trabajo y la gestión de acuerdos. Así mismo, acelera la generación, revisión y aprobación de acuerdos, explican en la página web de DocuSign.

VENTAJAS

• Reduce costos, no tendrá que invertir en impresoras, ni tinta ni mucho menos papel.
• Ahorra tiempo, porque no existirán más las largas esperas para que una persona firme un documento físico. Simplemente lo abrirá desde su correo electrónico y firmará el archivo.
• Mejora la experiencia del cliente, ya que el tiempo de respuesta es 80% más rápido que sin esta solución de firmas digitales.
• Se pueden firmar contratos en 44 idiomas y enviarlos en 14, estando activo este software en al menos 180 países.
• Cumple con los más altos estándares mundiales de seguridad. Tus datos y documentos siempre están en buenas manos.

Más de 1 millón de organizaciones en todo el mundo están usando DocuSign para acelerar sus flujos de trabajo y de firmas de documentos, como Unilever y Salesforce. Podrás tener la confianza de que esta plataforma siempre estará disponible para tu compañía, incluso en los periodos de mantenimiento.

PRODUCTOS QUE OFRECE DOCUSIGN

DocuSign eSignature

Permite a los usuarios ejecutar su firma electrónica vía remota, desde cualquier lugar donde se encuentren. La firma se puede hacer desde cualquier dispositivo, sea Windows, Android o iOS. “ Más del 80% de los acuerdos se completan en menos de un día y un 44% en menos de 15 minutos”, acotó la compañía.

Es ventajosa ya que ayuda a eliminar los procesos manuales que pueden ser tardíos y engorrosos. Con esta solución, ahorrará costos y elevará la productividad de su equipo.

Esta plataforma muestra además el estatus de la firma, en qué etapa se encuenta el proceso. “Puedes agregar campos estándar en tus acuerdos como una firma, una fecha o crear y guardar campos personalizados”, indicaron.

Si en algún momento presenta un problema con la solución, la asistencia está disponible en 43 idiomas. Tiene más de 350 integraciones y APIs, por lo que podrá conectar este servicio a casi cualquier plataforma o sistema que tenga en su compañía.

Generación de documentos

DocuSign no solo ofrece la herramienta para digitalizar el proceso de firma, sino que también ofrece una solución para la generación de documentos y contratos rápidamente, con tan solo un par de clics desde Salesforce.

“Mezcla sin esfuerzo datos de clientes, productos y precios para generar contratos en formatos distintos, incluso Microsoft Word, PDF o DocuSign Agreement Cloud”, explicaron sobre esta herramienta. DocuSign se conecta muy bien son Salesforce CRM y Salesforce CPQ. Esto le permite a las compañías cerrar los contratos mucho más rápido y sin errores de data, ya que toda la información la toma directamente de Salesforce.

ValidateID

Esta compañía de software ofrece a sus clientes productos relacionados a las firmas electrónicas, como por ejemplo VID Signer, creado para que pueda integrarse a plataformas de terceros. Es uno de los aspectos más llamativos de este software, ya que las empresas no tienen que dejar sus actuales sistemas: simplemente podrán integrar esta funcionalidad de las firmas digitales a sus plataformas.

VENTAJAS

• La integración es rápida, en tan solo un par de horas podrá estar usando ValidateID en sus sistemas.
• Aporta un valor añadido a la labor de los departamentos de su empresa, pudiendo usar firmas digitales desde el departamento de Recursos Humanos hasta las áreas de Logística y Producción. Todos pueden beneficiarse de esta funcionalidad.
• ValidateID siempre se encarga de dar apoyo técnico a las compañías siempre que lo requieran.
• Una solución de firmas digitales le permite a las compañías enfocarse en sus estrategias de negocio, sin perder tiempo pensando quién falta por firmar un documento.

Sin duda, la solución de firmas digitales que ofrece ValidateID mejora considerablemente la experiencia de usuario, ya que facilita mucho este proceso de la firma electrónica. Nadie tiene que viajar o moverse de su sitio, tan solo basta con abrir el correo electrónico para ver el documento pendiente por firmar. Y la compañía que implemente esta solución siempre contará con acompañamiento legal oportuno y máximos estándares de seguridad.

“Nuestra solución SaaS fácilmente se integra a través de la API Rest con múltiples programas informáticos incluyendo sistemas médicos, gestores de expedientes y sistemas de gestión de documentos, así como soluciones de recursos humanos, servicios financieros, ventas y sistemas logísticos”, detalla ValidateID en su website.

PRODUCTOS QUE OFRECE VALIDATEID

Firma biométrica

La persona puede firmar electrónicamente sobre una tablet en modo presencial. Lo interesante de esta solución es que la firma se hace sobre una tablet calibrada especialmente, para captar datos como la presión, la inclinación o la velocidad de la firma, características que son únicas en cada individuo. Todos estos datos son cifrados.

Firma remota

El documento se envía por correo electrónico para que la persona pueda firmarlo desde cualquier parte del mundo, de forma remota. La seguridad está garantizada de la siguiente forma: para que la persona pueda emitir su firma, recibirá a su celular una contraseña temporal, por medio de la cual podrá autenticar su identidad y acceder a la firma.

Firma centralizada

“La firma centralizada está especialmente diseñada para los usuarios internos de la empresa que necesitan firmar desde cualquier dispositivo un gran número de documentos utilizando un certificado digital desde cualquier dispositivo”, indicaron.

Stamper

Permite un proceso de firmas automáticas sin que tenga que intervenir una persona. “Es compatible con los certificados de sello de empresa o de administración pública emitidos por los principales prestadores de servicios de certificación y es combinable y compatible con todas las demás formas de firma”, señaló VISigner al respecto.

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