Análisis comparativo de diferentes herramientas de firma digital

El mundo empresarial a veces se siente como una carrera contra el tiempo: El menos ágil se queda en el camino, lejos de la meta. Y muchos de los procesos arcaicos presentes en las compañías son los que retrasan su avance y crecimiento. Como por ejemplo, las firmas tradicionales. ¿Cuántos contratos han tardado en cerrarse en su negocio simplemente por la falta de una firma?

Es innegable que, a raíz de la pandemia por Covid-19, las compañías aceleraron la adopción de herramientas de firma digital, ya que de esta forma podían firmar contratos y documentos de manera electrónica, sin necesidad de movilizarse a una oficina o de tener contacto con personas. Simplemente, por medio de una pantalla, podían ejecutar una firma de manera segura y rápida.

Las firmas digitales pasaron de ser una opción, a convertirse en el estándar de muchas compañías en la actualidad, que han sabido aprovechar este tipo de herramientas para potenciar sus procesos y flujos de trabajo. En el mercado hay muchas soluciones de firmas digitales, y en este artículo, analizaremos algunas de ellas para que tengas un panorama más amplio y sepas qué contratar.

¿Qué es una firma digital?

Comencemos por lo básico, hablando de qué es una firma digital: Es un método criptográfico utilizado para verificar la autenticidad e integridad de un documento electrónico o un mensaje digital. Funciona de manera similar a una firma manuscrita en un documento físico, pero en lugar de usar tinta y papel, se utiliza un proceso matemático para generar una firma única y vinculante.

Para crear una firma digital, se utiliza un algoritmo criptográfico para generar un conjunto único de datos, conocido como firma digital, que se adjunta al documento o mensaje. Esta firma digital se genera utilizando una clave privada que solo el firmante conoce. Luego, cuando se necesita verificar la autenticidad del documento, se utiliza una clave pública asociada con la clave privada del firmante para validar la firma digital.

Comparación de diferentes herramientas de firma digital

• DocuSign

Datos sobre la herramienta

• Por medio de esta herramienta, el 44% de las compañías cierran acuerdos en 15 minutos o menos.
• Se ahorra un promedio de $36 dólares por cada documento firmado digitalmente, al reducir gastos físicos y aumentar la productividad de los empleados.
• La plataforma está activa el 99,9% del tiempo.
• Posee más de 400 integraciones con otras aplicaciones, garantizando siempre la seguridad.

Qué ofrece

Creación de documentos

DocuSign permite a las compañías crear sus propios documentos, ampliamente compatibles y accesibles. Esta plataforma procesa más de 1 millón de documentos diariamente.

Generación de documentos

Desde eSignature, de DocuSign, las compañías pueden generar acuerdos de forma automatizada, ingresando la información o data que quieren reflejar en el documento directamente en una plantilla.

Soporte para diferentes formatos

Esta plataforma reconoce archivos PDF, .doc, .docx, .pdf, .xls, xlsx, .txt, entre muchos otros.

Conversión de formulario PDF

“Ahorre tiempo preparando documentos con la conversión de formularios PDF. Al cargar un PDF, DocuSign reconoce y convierte automáticamente los campos del PDF en campos del firmante”, explicaron en la web de DocuSign.

Validación de datos

Para firmar un documento, eSignature hace una validación previa del firmante ya sea por medio de correo electrónico o número de teléfono.

Uso de etiquetas

Durante la configuración de un documento o un contrato, los usuarios podrán usar distintas etiquetas para recopilar los datos del firmante. Por ejemplo, hay etiquetas para recopilar firmas, iniciales, nombres, títulos, nombres de empresas y otra información relevante.

• Acrobat Sign

Datos sobre la herramienta

• Las compañías pueden hacer sus transacciones comerciales 30% más rápido con Acrobat Sign.
• El 47% de las empresas han logrado hacer su trabajo administrativo de forma más eficiente.
• Las empresas que han usado esta herramienta han ahorrado 8.7 millones de dólares.

Qué ofrece

Recopilar firmas

Los usuarios pueden acceder a documentos PDF de Acrobat para firmar los documentos desde cualquier lugar y dispositivo. Tan solo tienen que iniciar sesión en Acrobat y listo, no necesitan descargar algo más o registrarse en alguna plataforma.

Seguimiento de las firmas

Una vez que la compañía haya enviado el documento a un usuario para su firma, podrá tener visibilidad en tiempo real del estatus de la firma. Acrobat Sign también envía notificaciones cada vez que una persona firma el documento.

Envío en masa

Si se trata de un documento que tiene que ser firmado por varias personas, Acrobat Sign permite el envío masivo del documento con un solo clic. Cada destinatario recibe por individual su documento personalizado. Y, como lo comentamos en el punto anterior, la compañía podrá hacer seguimiento del estatus general de todas las firmas.

Integraciones con otros softwares

Acrobat Sign se puede integrar con los software que maneje su equipo de Recursos Humanos, por ejemplo ServiceNow, SAP y muchos más. También con software de manejo de clientes como Salesforce, Zoho CRM y Microsoft Dynamics 365.

Plantillas personalizables

Las plantillas de sus documentos podrá personalizarlas con su propio logo.

Validate ID

Datos sobre la herramienta

• Es de fácil integración con API Rest.
• Amplia escalabilidad.
• Claves de cifrado protegidas notarialmente.
• Biometría basada en estándares ISO.
• Firmas multidispositivo.

Qué ofrece

Fácil integración

La herramienta VIDsigner de ValidateID se puede integrar fácilmente con los softwares existentes en su empresa por medio de Rest API, lo que le permite a las compañías firmar y enviar documentos directamente desde el software de trabajo.

Fuertes estándares de seguridad

VIDsigner cumple con las normas europeas ISO 9001 e ISO 27001 para sistemas de gestión de calidad y manejo de datos sensibles, gracias a lo cual garantiza una correcta y segura ejecución de todos los procesos de firma.

Costos reducidos

Al no tener que imprimir ni enviar documentos físicos para su firma, las compañías ahorran costos gracias a las soluciones de firmas digitales como VIDsigner. También ayuda a liberar espacio de almacenamiento físico ya que los documentos quedan alojados en la nube, aumentado la accesibilidad de la data.

Escalabilidad total

Este servicio de firma electrónica de VIDsinger está diseñado para adaptarse a cualquier empresa o industria, siendo capaz de manejar grandes volúmenes de documentos, mejorando el rendimiento de los procesos empresariales.

Cumplimiento legal

Las leyes y regulaciones varían, pero las firmas electrónicas de VIDsigner están diseñadas para cumplir con las leyes de firma electrónica más exigentes a nivel mundial, desde el Reglamento (UE) 910/2014 (EIDAS) hasta las leyes ESIGN y UETA de Estados Unidos.

La firma digital proporciona varias ventajas, incluida la autenticación del remitente, la integridad del contenido y la no repudiación, lo que significa que el firmante no puede negar haber firmado el documento. Además, las firmas digitales son difíciles de falsificar y pueden ser verificadas fácilmente utilizando la clave pública correspondiente.

¿Necesita una solución de firma digital para su negocio? En Rootstack, tenemos +14 años de experiencia apoyando a compañías en su transformación digital. Contáctanos.

Te recomendamos en video