¿Puede un gerente de proyecto manejar múltiples proyectos?

Un gerente de proyecto, o Project Manager, es la persona encargada de vigilar y liderar todos los proyectos y tareas dentro de una empresa u organización. Debe velar por que se cumplan las tareas y los tiempos límites de entrega, mantenerse en comunicación constante con los clientes y estar pendiente de la finalización del proyecto.

“Los gerentes de proyecto desempeñan el papel principal en la planificación, ejecución, seguimiento, control y cierre de proyectos. Son responsables de todo el alcance del proyecto, el equipo y los recursos del proyecto, el presupuesto del proyecto y el éxito o el fracaso del proyecto” apuntan en el portal CIO sobre este importante rol para todas las empresas.

¿Qué hace un Project Manager?

Entre sus diversas responsabilidades y funciones en la empresa, se destacan las siguientes:

• Deben definir el alcance del proyecto y que se mantenga dentro de los tiempos establecidos
• Planifica tu presupuesto y apégate a él
• Saber administrar los recursos del proyecto, esto incluye equipo y colaboradores
• Documentar todo el proceso para ofrecer un informe final detallado al CEO
• Comuníquese de manera efectiva con los clientes y manténgalos actualizados durante todo el proceso.
• Evaluar los riesgos y problemas que puedan surgir y poder solucionarlos a tiempo
• Dar una garantía de calidad líder

Gerente de proyecto y sus habilidades para manejar múltiples tareas

Un gerente de proyecto puede que deba manejar varias tareas y proyectos al mismo tiempo, por lo que debe pulir sus habilidades de organización y manejo del tiempo para cumplir con todas y minimizar la cantidad de errores u omisiones en el proceso.

En Indeed afirman que un Project manager debe manejar entre 3 a 20 proyectos al mismo tiempo, todo esto dependiendo en la experiencia que tenga la persona “Por ejemplo, un empleado de nivel de entrada puede preferir tomarse su tiempo para completar algunos proyectos para familiarizarse con el trabajo, mientras que un gerente de proyecto más establecido puede manejar y completar varios proyectos similares rápidamente”.

La experiencia del gerente de proyectos es un rasgo importante a la hora de manejar múltiples tareas, ya que algunas pueden llevar poco tiempo y terminarse en una semana o dos, pero puede haber proyectos que tengan asignaciones que consuman por completo su tiempo y el tiempo de los miembros del equipo. 

Las fechas de entrega son otro factor para tomar en cuenta a la hora de manejar múltiples proyectos, ya que algunos pueden tener entregas flexibles y de varios meses, mientras que otros se necesiten con urgencia y deban estar completos en pocos días, por lo que de nuevo se debe tener en cuenta un excelente manejo del tiempo y organización.

¿Cómo manejar múltiples proyectos?

Ten todos tus proyectos en un solo lugar

Los proyectos que estés manejando de momento deben estar localizados en un solo lugar, con esto nos referimos a tener toda la información en una herramienta de organización o software para este propósito, así podrás visualizar todo de manera fácil y nada se te pasará por alto. Añade cualquier información extra que necesites, documentación, datos de los clientes y los pasos a seguir para cada tarea. 

Crea una lista de deberes para cada proyecto

Una lista de tareas pendientes y acciones a realizar para cada tarea de los proyectos ayuda a terminarlas de manera rápida y sin errores, ademan que “garantiza que te responsabilices de mantenerte al día para enviar cada proyecto a tiempo. Los elementos de tu lista de tareas pendientes pueden servir como una ayuda visual para comprender qué otros elementos tiene por venir durante el día o la semana. Una vez que termines una tarea, puede volver a la lista y marcarla antes de pasar al siguiente elemento”, indican en Indeed.

Dar prioridad a las tareas

Dentro de un proyecto, hay tareas que son urgentes y hay otras que pueden tomar más tiempo para ser completadas. Asegúrate de finalizar primero las tareas con mayor premura, las que deben tenerse listas para así poder avanzar en otras, comunicarle esto a los miembros de tu equipo y que así no pierdan el tiempo trabajando en tareas que no les corresponden.

Herramientas de manejo de proyectos

Contar con un software o herramientas para el manejo de proyecto puede hacerte la vida más fácil, contribuye a una mejor organización y un monitoreo efectivo de los procesos dentro de los proyectos actuales. En Kissflow comentan “El software de gestión de proyectos se utiliza para planificar, organizar y asignar recursos para la gestión de proyectos. Ayuda a los equipos a colaborar y realizar un seguimiento del progreso del proyecto mientras define claramente las tareas y responsabilidades. Permite a los gerentes de proyecto controlar los costos y el tiempo y permite una colaboración fluida entre las partes interesadas”.

Manejar un proyecto involucra el desarrollo de un plan en concreto, organizar las tareas a realizar y tomar riesgos, un Project manager debe tener plena confianza en los miembros de su equipo y así es que podrá terminar con éxito varios proyectos a la vez.

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