Outsourcing de TI: Desafíos y estrategias para una adaptación exitosa del equipo interno y el externo

Cuando una empresa decide adoptar la modalidad de outsourcing de TI, es decir, externalizar ciertas funciones y servicios relacionados con tecnología de la información, se enfrenta a un proceso de adaptación tanto de sus equipos internos como de los proveedores externos. 

En el caso de los equipos internos, la adaptación a la modalidad de outsourcing de TI implica un cambio en su rol y enfoque, ya que pasan de ser responsables directos de las tareas externalizadas a convertirse en gestores y supervisores de los proveedores externos. Esto requiere una transición hacia una mentalidad más orientada a la gestión de relaciones, donde la comunicación efectiva, el monitoreo constante y el establecimiento de objetivos claros son fundamentales para garantizar que el trabajo externalizado se realice de manera eficiente y alineada con los objetivos de la empresa.

Por otro lado, los proveedores de los servicios de outsourcing de TI también deben adaptarse a la dinámica de trabajar con la empresa cliente. Deben comprender sus necesidades, procesos internos y cultura organizacional para integrarse de manera efectiva. Además, es esencial que el equipo de outsourcing cuente con la experiencia y habilidades adecuadas para cumplir con las expectativas de la empresa y ofrecer soluciones efectivas a los desafíos tecnológicos que se presenten. 

En este artículo, justamente abordaremos los desafíos a los que se enfrentan los equipos y las estrategias que harán más fácil esta adaptación, tanto para el personal del cliente como para el personal del proveedor de outsourcing de TI.

Desafíos del outsourcing de TI en el manejo de equipos

Comunicación con el equipo de outsourcing de TI

La distancia física y cultural entre los equipos internos y externos puede dificultar la comunicación cuando se trabaja con el servicio de outsourcing de TI. Las diferencias de idioma y zonas horarias pueden generar malentendidos y retrasos en la respuesta, lo que afecta la productividad y la toma de decisiones.

“Los acentos pueden hacer que los angloparlantes de diferentes partes del mundo se esfuercen por descifrar el habla de los demás. Lo que es más confuso, los hablantes no nativos pueden caer en la estructura de oraciones de su idioma nativo. Sin una comprensión del lenguaje coloquial y la jerga que pueden dominar los intercambios entre colegas, pueden ocurrir malentendidos”, señalaron en un artículo del portal CHRON.

Coordinación y alineación

Mantener una alineación adecuada entre el equipo interno y los proveedores de outsourcing de TI puede ser complicado. Ambos equipos deben trabajar en armonía para cumplir con los objetivos y la visión de la empresa. La falta de alineación puede conducir a resultados subóptimos y conflictos.

Resistencia interna

Algunos empleados internos pueden sentirse amenazados por el outsourcing de TI, temiendo que sus trabajos se vuelvan prescindibles. La empresa debe abordar estas preocupaciones de manera transparente y mostrar cómo la externalización puede beneficiar a todos al liberar recursos para tareas más estratégicas.

En un artículo de Computerworld, indicaron que los trabajadores descontentos y preocupados por los cambios de responsabilidades y temiendo perder sus trabajos, “pueden frustrar fácilmente los proyectos” delegados a proveedores externos o a servicios como nearshore u offshore.

“La oposición interna es una de las principales razones por las que los proyectos no se llevan a cabo”, añadieron.

Gestión de la transición con el equipo de outsourcing de TI

La transición de las funciones internas a un equipo externo requiere una planificación y ejecución cuidadosas para que sea lo más eficiente posible y no afecte a los proyectos en marcha. La empresa debe asegurarse de que se mantenga la continuidad operativa y que los nuevos equipos de outsourcing de TI cuenten con toda la información y recursos necesarios.

Cultura organizacional

La integración de equipos externos en la cultura organizacional de la empresa puede ser desafiante, ya que diferentes equipos pueden tener diferentes formas de trabajar y valores, lo que requiere una adaptación para fomentar una colaboración efectiva.

Posible pérdida de confidencialidad

“Este es quizás el problema más peligroso que plantea el outsourcing de TI. En este proceso, las empresas involucradas deben poder confiar mutuamente de manera implícita, a pesar de los contratos. Sin embargo, hay casos desafortunados en los que se viola esta confianza, lo que da como resultado la pérdida de datos confidenciales y grandes filtraciones de seguridad. La empresa principal corre el riesgo de exponerse a muchas críticas en tales casos, lo que puede tener un impacto significativo en la marca y las ventas de la empresa”, indicaron en un artículo de LinkedIn.

Para superar estos desafíos, es esencial una gestión proactiva y eficiente, una comunicación abierta y una sólida planificación estratégica. El outsourcing de TI puede ser exitoso cuando se abordan adecuadamente estos desafíos y se establecen relaciones de confianza y colaboración entre los equipos internos y externos.

Estrategias para que los equipos se adapten mejor a la modalidad de outsourcing de TI

Comunicación clara y constante con el equipo de outsourcing de TI

Establecer canales de comunicación efectivos entre los equipos internos y el de outsourcing de TI es crucial. Programar reuniones periódicas para discutir el progreso, los desafíos y las expectativas puede ser de gran ayuda. También se pueden utilizar herramientas de colaboración en línea y mantener una comunicación abierta y transparente, para evitar malentendidos y conflictos.

Definir roles y responsabilidades

Clarificar los roles y responsabilidades de cada equipo es esencial para evitar superposiciones y conflictos. Tanto el equipo interno como el equipo de outsourcing de TI deben comprender claramente sus funciones y cómo se complementan mutuamente.

Establecer metas y objetivos compartidos con el equipo de outsourcing de TI

Alinear las metas y objetivos de ambos equipos es fundamental para garantizar que trabajen en conjunto hacia un resultado común. Establecer métricas y KPIs claros permite medir el desempeño y asegurar que todos estén enfocados en los mismos resultados.

Crear un equipo de gestión de relaciones

Designar un equipo de gestión de relaciones que incluya miembros de ambos equipos (interno y el de outsourcing de TI) puede facilitar la coordinación y resolver problemas de manera más efectiva. Este equipo puede actuar como un punto focal para la comunicación y la toma de decisiones.

Resolver conflictos de manera constructiva

Los desacuerdos y conflictos pueden surgir en cualquier relación laboral. La clave es abordarlos de manera constructiva y resolverlos de manera colaborativa, en lugar de dejar que se conviertan en obstáculos para la cooperación.

¿Necesitas un equipo de outsourcing de TI? En Rootstack, tenemos +12 años de experiencia apoyando a compañías en el desarrollo de sus proyectos de software. ¡Contáctanos!

Te recomendamos en video