¿Qué debería tener una Intranet?

En el mundo empresarial actual, no hay muchas razones aceptables para que una empresa no tenga su propia intranet. Poseer un canal de comunicación exclusivo proporciona un terreno sólido para la colaboración y enriquece la cultura organizacional. Sin embargo, a la hora de elegir una buena solución de intranet, los clientes pueden perderse debido a la amplia variedad de opciones disponibles en el mercado. Cada solución tiene su propio conjunto de características y está diseñada con la mejor de las intenciones. No obstante, hay algunas funciones básicas que toda intranet empresarial debe tener.

Diseño fácil de usar

Una intranet complicada y poco intuitiva solo dará como resultado que los usuarios descuiden su uso. La adopción de una intranet depende en gran medida de la facilidad de su diseño, por lo que es crucial elegir una plataforma que incluya los siguientes elementos:

• Soporte móvil y de escritorio
• Diseño claro y conciso
• Opción para colocar el branding de la empresa, como el logotipo

Un diseño amigable fomenta la aceptación y el uso de la intranet entre los empleados, facilitando la comunicación y la colaboración diaria.

Perfiles completos

El objetivo principal de una intranet es conectar, comunicar y mejorar la colaboración entre los miembros de una organización, especialmente cuando no todos están en el mismo lugar físico. Para garantizar que estas conexiones sean efectivas, es esencial contar con perfiles completos de cada colaborador. Piensa en estos perfiles como un currículum en línea accesible solo por compañeros de trabajo.

Información clave que debe incluir cada perfil en la intranet:

• Número de teléfono
• Horario laboral
• Idiomas hablados
• Correo electrónico
• Habilidades y experiencia

Las posibilidades son infinitas, y un perfil completo puede facilitar la identificación de colaboradores con las habilidades adecuadas para proyectos específicos.

Repositorio de documentos

Una de las mayores ventajas de una intranet es hacer que la incorporación de nuevos empleados o la integración de colaboradores a proyectos en curso sea más sencilla. Un repositorio de documentos centralizado permite que los empleados tengan acceso rápido a las políticas, guías y materiales necesarios para realizar su trabajo. Además, facilita el acceso a actualizaciones de la compañía de manera rápida y efectiva.

Esto hace que el trabajo colaborativo sea mucho más fluido, ya que todos los miembros del equipo tienen acceso simultáneo a la misma información, lo que evita malentendidos o la falta de comunicación.

Integraciones

Para aprovechar al máximo una solución de intranet, es esencial que tenga integraciones con aplicaciones de terceros. Herramientas como G Suite, Harvest, Slack, Google Drive o cualquier aplicación de mesa de ayuda pueden mejorar considerablemente la funcionalidad de la intranet. Estas integraciones no solo hacen que la intranet sea más completa y útil, sino que también ayudan a los usuarios a familiarizarse rápidamente con su uso, al integrarse con herramientas que ya conocen.

Conclusión

Las soluciones de intranet están diseñadas para proporcionar un valor agregado a las empresas, mejorando varios aspectos de la organización, desde la comunicación interna hasta la gestión de documentos. Las posibilidades de una intranet son infinitas. Si tu empresa necesita una intranet y no sabe por dónde empezar, ¡estamos aquí para ayudarte!

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