¿Qué es RPA y cómo funciona?

Aunque la automatización robótica de procesos parece un tema futurista y lejano, pues es todo lo contrario: se ha convertido en el presente de muchas empresas que han optado por modernizar y optimizar sus procesos. Las compañías han encontrado la forma de complementar la fuerza de trabajo humana implementando Robotic Process Automation (RPA) a sus operaciones, logrando agilizar sus tareas y logrando resultados más rápidos y precisos.

“Es un paso positivo en la creación de procesos comerciales más ágiles, eficientes y productivos”, destacó el portal especializado Diversified Robotic, resaltando que una buena comunicación es esencial para que los empleados de la empresa aprecien y comprendan la utilidad de este tipo de tecnologías aplicadas a los procesos para aumentar la productividad.

¿Qué es RPA?

Cuando hablamos sobre Robotic Process Automation (RPA), nos referimos a aquellas herramientas de software que permiten automatizar totalmente o de forma parcial algunas actividades humanas repetitivas y basadas en reglas preestablecidas. Esto les permite a los empleados ocupar su tiempo en actividades más analíticas y de planificación dentro de la empresa, tiempo que antes aplicaban en ejecutar tareas manuales que un robot perfectamente puede desarrollar en la actualidad.

La implementación de RPA tiene múltiples efectos y beneficios: así como permite agilizar procesos en las empresas, también mejora la atención al cliente, ofreciendo una experiencia de calidad al satisfacer sus necesidades y requerimientos a tiempo.

Así funciona el RPA en una empresa

Este tipo de software basados en RPA funcionan de la siguiente forma: replican aquellas acciones que haría un humano, interactuando con diversas aplicaciones o plataformas para ingresar data, procesar transacciones estándar o responder a los requerimientos de los clientes o potenciales clientes, refirió el portal de Association for Intelligent Information Management (Aiim).

Estas serían las funcionalidades básicas de RPA:

1. Los bots interactúan con otros sistemas vía screen scraping o integraciones de API.

2. El bot utiliza un sistema de decisión para determinar su acción en función de las entradas que recopila de otros sistemas.

3. El bot incluye una interfaz para ser programado.

Son muchas las industrias que pueden adaptarse a la tecnología RPA, como la financiera y bancaria, la de servicios de salud y recursos humanos, ya que la automatización robótica de procesos ayuda a facilitar los procesos sin tener que elevar los costos o personal de la empresa.

Bajo la implementación de bots, por ejemplo, una empresa puede incrementar considerablemente su capacidad operativa invirtiendo apenas una fracción de lo que pagaría si decidiera aumentar su plantilla de personal activo en las oficinas. Podría ejecutar miles de tareas más por año, ya que a diferencia del empleado convencional, los bots pueden trabajar 24/7, sin límite de horarios.

La revista CIO, especializada en tecnología, destacó el caso de una institución bancaria que automatizó 13 procesos ejecutando 85 bots, logrando gestionar 1.5 millón de solicitudes al año. “El banco añadió la capacidad equivalente a más de 200 empleados a tiempo completo, a 30% del costo de reclutar más personal”, puede leerse en la publicación.

Una de las funcionalidades más útiles que ofrecen las herramientas RPA es que pueden integrarse fácilmente con plataformas como Microsoft Excel y Access: por ejemplo, un bot RPA puede ejecutar la apertura o cierre e ingreso o extracción de data en Excel.

Ahora que conoces qué es la herramienta RPA y cómo funciona, puedes considerar aplicar esta tecnología en tu empresa para agilizar las operaciones, elevar el flujo de tareas ejecutadas y aumentar la productividad en general. Es la mejor manera de aprovechar los beneficios de la tecnología aplicada al mundo empresarial.

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