Guía para una correcta estimación de costos de servicios de IT outsourcing

La estimación de costos de servicios de IT outsourcing es crucial para determinar la viabilidad financiera del proyecto de software, el alcance del trabajo a externalizar y el retorno de la inversión esperado. 

Para realizar una estimación de costos precisa, se deben considerar varios factores, como el tipo y la complejidad del software, los recursos y las habilidades requeridas, los riesgos y las incertidumbres, los plazos y los estándares de calidad. La comunicación y la coordinación entre el cliente y la compañía de servicios de IT outsourcing es crucial para determinar los costos totales del proyecto y del servicio. 

En este artículo hablaremos de todo lo que debes saber para estimar correctamente los servicios de IT outsourcing, para que tengas la mejor experiencia desarrollando tu proyecto, sin tropiezos económicos, malgasto de dinero o de tiempo.

Recomendaciones para evaluar los costos de servicios de IT outsourcing 

La evaluación de los costos de los servicios de IT outsourcing ofrecidos por un proveedor es una tarea importante que requiere de un análisis cuidadoso y detallado. Tú como cliente debes tener muy claro de dónde vienen los costos, las razones de estos costos y toda la estructura que maneja el proveedor para que estés seguro de que estás pagando lo justo por el servicio recibido.

Algunas recomendaciones para realizar esta evaluación son las siguientes:

• Analiza la estructura de precios

La estructura de costos que te presente el proveedor de los servicios de IT outsourcing debe ser muy clara y detallada, que desglose los costos por servicio y por período de tiempo. Esto te permitirá comprender cómo se calculan los costos y cuáles son los elementos incluidos en la tarifa.

• Compara diferentes proveedores

Solo podrás tener una visión más amplia y realista de los costos si evalúas diferentes cotizaciones y propuestas de varios proveedores de servicios de IT outsourcing. Solicita estas propuestas a diferentes proveedores y elige la que más te convenga.

• Considera los costos ocultos

En el ciclo de desarrollo de software siempre hay costos ocultos o adicionales al presupuesto que podrían surgir durante el proyecto. Estos costos siempre debes considerarlos al momento de armar un presupuesto o evaluar la cotización que te envía un proveedor.

Estos costos ocultos podrían incluir costos de implementación, costos de transición, costos de capacitación, costos de soporte adicional, o cualquier otro costo que pueda surgir fuera de la tarifa base.

• Evalúa la relación costo-beneficio

No solo te enfoques en encontrar la opción más económica, sino en evaluar la relación costo-beneficio. Considera la calidad de los servicios ofrecidos, la experiencia del proveedor, la capacidad de respuesta, la flexibilidad y otros factores relevantes. Busca un equilibrio entre el costo y el valor que recibirás de la compañía de IT outsourcing.

• Considera el soporte y la gestión de problemas

Evalúa cómo el proveedor de IT outsourcing maneja el soporte técnico y la resolución de problemas y asegúrate de comprender si estos servicios están incluidos en la tarifa y si hay algún costo adicional asociado con ellos.

Cómo hacer una correcta estimación de costos de los servicios de IT outsourcing

Compartimos contigo una serie de pasos y criterios para hacer una correcta estimación de costos, ajustados a las necesidades del proyecto del cliente:

• Hay que tener en cuenta el alcance y la complejidad del proyecto, detallando las actividades y entregables que se esperan del proveedor de servicios de IT outsourcing, así como el nivel de calidad y los plazos requeridos.

• En el costo también incide el perfil y la experiencia del equipo de IT outsourcing. Se deben tener en cuenta las habilidades, competencias y conocimientos de los ingenieros de software que trabajarán en tu proyecto. Otro aspecto que incide en el costo es la disponibilidad y la rotación del equipo.

• Identifica y analiza los posibles riesgos que puedan afectar el desarrollo del proyecto, tanto internos como externos, y establecer planes de mitigación y contingencia. Esto implicará asignar un margen de tiempo y presupuesto para cubrir posibles imprevistos o cambios en el alcance.

• Evalúa muy bien el retorno de inversión que obtendrás al contratar los servicios de IT outsourcing considerando los beneficios tangibles e intangibles que se generarán para el cliente. Estos pueden incluir una mayor eficiencia, calidad, innovación, flexibilidad, escalabilidad, entre otros.

• Durante la evaluación de costos de los servicios de IT outsourcing, es indispensable que el cliente comunique sus necesidades y expectativas al proveedor, para que este sepa qué servicios se adecúan a este contexto. De esta forma, podrán llegar a un acuerdo que beneficie y satisfaga a ambas partes.

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