Funciones clave que debe tener un sistema de gestión de procesos de negocio

La optimización de procesos es fundamental para garantizar la eficiencia, la agilidad y la competitividad en el mundo empresarial actual. Para lograr esto, las organizaciones recurren cada vez más a los sistemas de gestión de procesos de negocio que les permiten modelar, automatizar, monitorear y mejorar continuamente sus procesos comerciales. 

Sin embargo, para aprovechar al máximo estas herramientas, es crucial que cuenten con ciertas funciones clave de las que hablaremos en este artículo.

Pero antes… ¿Por qué es tan importante tener un sistema de gestión de procesos de negocio?

La gestión de procesos es una de las claves fundamentales del éxito empresarial y de la transformación digital de los negocios, por lo que hay que prestar especial atención a esta área.

“Sin él (gestión de procesos), la transformación se reduce a una serie de mejoras incrementales: importantes y útiles, pero no verdaderamente transformadoras”, destacaron en un artículo de la revista Harvard Business Review.

Funciones que debe tener un buen sistema de gestión de procesos de negocio

1. Modelado intuitivo de procesos

Un buen software de gestión de procesos de negocio debe ofrecer una interfaz intuitiva y fácil de usar para el modelado de procesos. Esto implica la capacidad de crear diagramas de flujo claros y comprensibles que representen visualmente los pasos, las decisiones y las interacciones de un proceso empresarial. 

Además, debería permitir la documentación detallada de cada paso, incluyendo roles, responsabilidades, reglas de negocio y métricas clave de rendimiento.

2. Control de acceso basado en roles 

“Un software de gestión de procesos de negocio eficiente puede ayudar a proteger cualquier dato confidencial ingresado en el sistema. Puede optar por hacer que el acceso a un campo sea editable, completamente oculto o de solo lectura. Esta es una forma muy conveniente de evitar errores o violaciones de datos”, explicaron en un artículo de Indeed.

3. Automatización flexible

La automatización es uno de los aspectos más poderosos de un sistema de gestión de procesos de negocio. El software debe permitir la automatización de tareas repetitivas, la asignación de recursos y la ejecución de flujos de trabajo de manera eficiente. 

Es crucial que esta automatización sea flexible y adaptable a medida que cambian los requisitos del negocio. Esto implica la capacidad de configurar reglas de enrutamiento dinámicas, gestionar excepciones y realizar integraciones fluidas con otros sistemas empresariales.

4. Gestión de reglas de negocio

Las reglas de negocio son las directrices que definen cómo se deben llevar a cabo ciertas actividades dentro de una organización. Un software de gestión de procesos de negocio efectivo debe permitir la definición, gestión y aplicación de estas reglas de manera centralizada. Esto facilita la estandarización de procesos, garantiza el cumplimiento normativo y agiliza la toma de decisiones en tiempo real.

5. Monitoreo y análisis en tiempo real

Para mejorar continuamente los procesos, es fundamental contar con capacidades de monitoreo y análisis en tiempo real. El software de gestión de procesos de negocio debe proporcionar paneles de control intuitivos y personalizables que permitan a los usuarios supervisar el rendimiento de los procesos, identificar cuellos de botella y detectar áreas de mejora. 

Además, debería ofrecer herramientas analíticas avanzadas para realizar un análisis más profundo de los datos y extraer insights significativos.

6. Colaboración y comunicación

La colaboración entre equipos es esencial para el éxito de cualquier iniciativa relacionada a sistemas de gestión de procesos de negocio. Por lo tanto, el software debe facilitar la comunicación efectiva y la colaboración en tiempo real entre diferentes partes interesadas. Esto incluye funciones como la asignación de tareas, la gestión de comentarios y la notificación automática de eventos importantes.

7. Integración con sistemas existentes

Es poco probable que una organización utilice un único sistema para todas sus operaciones. Por lo tanto, el software de gestión de procesos de negocio debe ser capaz de integrarse sin problemas con otros sistemas empresariales, como sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM), sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP) y aplicaciones de colaboración. Esta integración garantiza la coherencia de los datos y la eficiencia de los procesos en toda la organización.

Tipos de sistemas de gestión de procesos de negocio que puede implementar

Existen varios tipos de sistemas de gestión de procesos de negocio que una organización puede implementar, cada uno con sus propias características y enfoques.

• Sistema de gestión de procesos de negocio centrado en la integración

“Este tipo de sistema se centra en procesos que no requieren mucha participación humana. Estos procesos dependen más de las API y de los mecanismos que integran datos entre sistemas, como la gestión de recursos humanos (HRM) o la gestión de relaciones con los clientes (CRM)”, explicaron en un artículo de IBM.

• Sistema de gestión de procesos centrado en el ser humano

A diferencia del enfoque del BPM orientado hacia la integración, este tipo de BPM se concentra en la interacción humana, especialmente en situaciones donde se necesitan aprobaciones. Las interfaces de usuario intuitivas, junto con características de arrastrar y soltar, posibilitan que los equipos asignen tareas a distintos roles, simplificando así la asignación de responsabilidades a lo largo del proceso.

• Sistema de gestión de procesos centrado en documentos

“Se centra en un documento específico, como un contrato. Cuando las empresas compran un producto o servicio, este debe pasar por diferentes formularios y rondas de aprobación para desarrollar un acuerdo entre el cliente y el proveedor”, agregaron también en el portal de IBM.

En última instancia, la elección del tipo de sistema de BPM a implementar dependerá de las necesidades específicas de la organización, su estructura, su industria y sus objetivos comerciales. Es importante evaluar cuidadosamente las opciones disponibles y seleccionar la solución que mejor se adapte a las necesidades y prioridades del negocio.

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