¿Cómo se si mi compañía necesita un sistema ERP?

La tecnología cada día avanza más y más rápido precisamente para facilitarnos la vida y, también, potenciar el flujo de trabajo en las empresas. Pasamos todo el día entre cientos de tareas, manejando aspectos de finanzas a la vez que administramos recursos humanos. Aunque esto es lo habitual en cualquier empresa, lo que no debe verse con normalidad son los retrasos o la desorganización al momento de manejar la data entre departamentos. La desorganización y cero planificación, al final, guían a las empresas directamente hacia el fracaso, impidiendo que logren las metas esperadas. De este camino puede alejarte un software ERP. 

“ERP significa planificación de recursos empresariales. Es un software que administra las finanzas, la cadena de suministro, las operaciones, el comercio, los informes, la fabricación y las actividades de recursos humanos de una empresa”, explicó al respecto Microsoft en su sitio web, dejando claro que es una de las herramientas más modernas y oportunidad que las empresas están aprovechando hoy en día.

“La mayoría de las empresas cuentan con un sistema financiero y operativo, pero la mayoría del software disponible no puede ir más allá de los procesos comerciales cotidianos ni ayudar con el crecimiento comercial futuro. A medida que las empresas se expanden y sus necesidades cambian, sus sistemas deben seguirles el ritmo”, agregaron en un artículo de su sitio web.

Señales de que necesita un software ERP en su negocio

Sus sistemas actuales le impiden crecer

Si su empresa está creciendo, lo lógico es que cuente con sistemas y plataformas que soporten este crecimiento. Cuando sus softwares están arrojando problemas por la expansión de su compañía, es hora de cambiarlos. “Si su software actual está poniendo límites a la expansión de su mercado y la capacidad de crecer a escala global, puede ser hora de implementar un sistema ERP”, explicó Microsoft.

Sus sistemas actuales no funcionan bien juntos

Es posible que, con el paso del tiempo, sus sistemas presenten fallas y problemas de comunicación entre sí. Por ejemplo, si cada plataforma se actualiza a un ritmo y frecuencia diferente, más temprano que tarde presentarán incompatibilidades que entorpecerá el flujo de trabajo de su equipo.

Sus clientes se sienten insatisfechos

Cuando sus clientes comienzan a quejarse del servicio que ofrece y los nota inconformes, es momento de pensar en transformar sus sistemas e implementar otros software que permitan atender mejor al público. Por ejemplo, un cliente que llame por teléfono para consultar un pedido debe ser atendido con la mayor agilidad posible. Pero si un agente tiene que consultar diferentes sistemas para llevar a cabo la solicitud del cliente, provocará estrés en él al hacerlo esperar en el teléfono.

Los procesos son muy lentos

Cuando el flujo de trabajo es demasiado lento, sobre todo a la hora de consultar o buscar información, es hora de considerar un software ERP. Es agobiante tener que saltar entre una plataforma y otra en busca de un solo dato, ya que eso representa una pérdida de tiempo y desmejora la atención que se le ofrece al público, como lo explicamos en el punto anterior.

Decisiones empresariales erradas 

Para tomar decisiones es indispensable estar bien informados. ¿Y cómo puedes estarlo si la búsqueda de información en tus sistemas es un caos? Los ERP permiten “acceder a información que mejorará su toma de decisiones y revelará las formas de mejorar el rendimiento operativo en el futuro”.

Presta atención a estos puntos antes de escoger un software ERP

Revisa tus procesos

Si quieres mejorar o potenciar los procesos de tu compañía, primero tienes que revisarlos a fondo para determinar cómo puedes mejorarlos o desde qué perspectiva puedes hacerlo. “La implementación de un nuevo sistema ERP es una gran oportunidad para repensar y optimizar el funcionamiento de su organización. Simplemente compilar una lista de los procesos comerciales actuales e intentar replicarlos en un nuevo sistema ERP es el camino equivocado”, señalaron en un artículo de la revista CIO.

De acuerdo al analista de Forrester,  Liz Herbert, citado por CIO, las empresas deberían considerar ejercicios como el pensamiento de diseño o el mapeo de viajes para explorar formas nuevas y creativas de mejorar los procesos comerciales. Las organizaciones también deben abrir el proceso de lluvia de ideas para incluir no solo a los líderes de departamento, sino también a los usuarios finales de rango y archivo, incluso clientes y socios”.

Piensa a futuro

Perfecto, ya conseguiste implementar una plataforma ERP que te funciona hoy a la perfección. ¿Y mañana? También tienes que pensar a futuro y asegurarte de que la plataforma es flexible y escalable, capaz de adaptarse a tu negocio a medida que la tecnología avanza y tu empresa crece.

Facilidad de uso 

Está bien que desees el mejor software ERP para tu empresa, pero también es cierto que, a la par de lo técnico, la plataforma debe contar con una interfaz intuitiva, amigable y fácil de entender por el usuario final, su equipo de trabajo. Mientras que su equipo de trabajo se sienta a gusto con el nuevo sistema, más rápida será su adaptación y adopción de la plataforma.

Tenemos en cuenta que las compañías, ante un nuevo sistema, tienen miedo de perder sus sistemas actuales o perder la data que tienen en ellos. Pero no tiene que ser así. Un software ERP puede funcionar en conjunto con cualquier sistema que esté usando ahora y, además, como los ERP funcionan por medio de módulos, la compañía puede activar solo los que necesite usar.

En cuanto a la elección del software ERP correcto, una de las cosas más importantes es contar con la asesoría del partner tecnológico adecuado, ya que eso te permitirá escoger aquel sistema que se ajuste a tu industria y a las necesidades particulares de tu empresa. También el partner tecnológico es indispensable en la implementación, para que se lleve a cabo de forma correcta y tengas soporte técnico en caso de algún fallo.
 

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