Cómo usar un software de contabilidad ERP

Un software de planificación de recursos empresariales (ERP) es una solución que se utiliza principalmente para gestionar las actividades comerciales diarias, como la contabilidad, la elaboración de presupuestos, las operaciones de la cadena de suministro, la planificación financiera, la gestión de proyectos, etc.

Esencialmente, las empresas utilizan un ERP para administrar el rendimiento comercial e integrar procesos importantes, como ventas, marketing, finanzas, recursos humanos y más, dentro de su negocio.

¿Qué puede significar un ERP para mi empresa?

Un sistema de software ERP facilita el flujo entre los procesos comerciales necesarios y los datos importantes al tiempo que previene y elimina la duplicación y la redundancia de datos para crear la integridad de datos indispensable.

Esto mejora el proceso de acceso a la información, agiliza las operaciones administrativas dentro de la organización, dinamiza la comunicación interna y automatiza tareas. Todo esto facilita el intercambio de información entre diferentes departamentos, haciendo que los datos estén más disponibles y accesibles para que puedan ser utilizados de manera productiva.

¿Cuáles son los diferentes tipos de ERP?

ERP en el sitio

Este es un tipo de ERP que se ejecuta en los servidores internos de la compañía y en ubicaciones que puede manejar la persona a cargo. Este tipo de ERP es ideal para empresas que deben proteger y supervisar datos del sistema, ofrece además el control y la seguridad de usar una infraestructura de TI personal que se conecta a su gente, sistemas y procesos.

ERP basado en la nube

En el portal People Managing People explican “Esta es una solución de software ERP alojada en una plataforma de computación en la nube, a diferencia de los sistemas locales que se ejecutan en el sitio. Permite a las empresas acceder a los servicios a través de Internet. Los proveedores alojan el software ERP en la nube y se lo proporcionan a las empresas. Esto elimina factores negativos como las tarifas de licencia por adelantado”.

ERP híbrido

Este tipo de ERP combina los dos explicados anteriormente: un sistema en el sitio y una solución en la nube. Es una aplicación modular, con múltiples fuentes e ideal para las empresas modernas que funcionan en el plano digital. 

Es un modelo de dos niveles, esto se refiere a que combina una arquitectura ERP híbrida con capacidades ERP conservadas dentro de una solución local y que cuenta con aplicaciones implementadas en una nube. 

Cómo se utiliza un software de contabilidad ERP

Hay unos sistemas ERP especializados para procesos de contabilidad y manejar presupuestos de las empresas, como por ejemplo Odoo, uno de los más utilizados para esta función y que ofrece múltiples beneficios a sus usuarios. 

¿Qué es Odoo? Pues se trata de un software ERP (Enterprise resource planning) compuesto por diferentes módulos que te permiten gestionar todas las áreas que componen una empresa desde un mismo lugar. Es una forma de tener a la mano todos los datos que necesita el equipo de trabajo de una empresa, ya sea en contabilidad, ventas o marketing.

Odoo tiene la particularidad de dividir sus funciones y operaciones en módulos, con uno de estos enfocado en la parte financiera de la empresa: manejar la contabilidad, los ingresos, gastos y ganancias de la compañía además de otros aspectos.

Vamos a dar un repaso por este módulo y cómo se debe usar:

Facturación

Este módulo es de gran ayuda para agilizar y automatizar muchos de los trámites relacionados con la facturación. "Facturar automáticamente según órdenes de venta, órdenes de entrega, contratos o tiempo y material", dice Odoo en su sitio web.

Eso permite:

• Cree facturas basadas en estimaciones enviadas a los clientes.
• Envíe facturas formales a los clientes con un solo clic.
• Facturas por correo electrónico en PDF.
• Reciba pagos en línea a través de servicios como PayPal, Ingenico, Stripe, entre otros.

 
Contabilidad

La contabilidad es una de las tareas que más tiempo consume en una empresa, pero no tiene por qué ser un sacrificio. Con este módulo de Odoo, las empresas pueden hacer más en menos tiempo. Le permite sincronizar extractos bancarios automáticamente con su banco; crear facturas, administrar facturas recurrentes y realizar un seguimiento de los pagos. Por si fuera poco, te permite gestionar las facturas de los proveedores y muestra un saldo de las facturas que quedan por pagar.

Inventario

Otra de las tareas más complejas dentro de un negocio es la gestión de inventarios. Y qué mejor si se puede hacer online, a través de un software como Odoo ERP. Este módulo de Inventario posibilita una mejor organización de los almacenes de su empresa, manteniendo actualizado el inventario de los productos existentes.

“El inventario de doble entrada de Odoo no computa con entradas, salidas o transformaciones de inventario. En cambio, todas las operaciones se consideran movimientos de stock entre ubicaciones”, agregó Odoo en un artículo.

Compra

Dentro de la parte operativa, la gestión de compras en un negocio puede resultar engorrosa. Cuanto más grande es el negocio, peor se vuelve este problema. Aunque este módulo de Odoo hace posible una administración eficiente y fácil de todos los pedidos de proveedores y pedidos de compra de clientes.

Eso permite:

• Envía automáticamente solicitudes de cotización a proveedores
• Importe fácilmente listas de precios y referencias de proveedores para tomar decisiones de compra inteligentes
• Realizar un seguimiento de la disponibilidad de un producto en el inventario del proveedor

En Rootstack ofrecemos una solución ERP adecuada a las necesidades de su empresa, no dude en contactarnos para mejorar los procesos financieros, hacer todo más sencillo y dejar a su personal libre de atender otros requerimientos. 

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