Integración de Shopify con un ERP: te explicamos cómo funciona

La integración de Shopify con un ERP (Enterprise Resource Planning) se realiza para sincronizar y automatizar los procesos empresariales de una empresa que vende productos a través de la plataforma Shopify. Un ERP es un software de gestión empresarial que permite a las empresas planificar y gestionar los recursos de manera eficiente y efectiva.

Esta integración permite a la empresa tener una visión más completa y en tiempo real de su negocio, lo que facilita la toma de decisiones. Al integrar ambas plataformas, se pueden sincronizar automáticamente los datos del inventario, las ventas, los pedidos y los envíos, lo que evita errores y duplicaciones de datos. 

Además, la integración de un ERP con Shopify puede ayudar a mejorar la eficiencia en el procesamiento de pedidos y la gestión del inventario, lo que puede ahorrar tiempo y reducir costos operativos.

Cómo funciona la integración de Shopify con un ERP

Notificaciones de eventos

Shopify tiene la capacidad de enviar notificaciones de eventos. Es decir, cosas que pasen en la página web, en el sitio de comercio electrónico, pueden ser transferidas rápidamente vía API hacia el ERP, eso en tiempo real, lo que optimiza mucho las operaciones.

Envía notificaciones de órdenes generadas, de cambios de estatus de entregas, de órdenes canceladas por un cliente. Notificaciones de eventos que ocurren en el sitio web. Las compras que se generan automáticamente Shopify las puede enviar a través de ciertos servicios que ellos proveen.

Es necesario tener una capa de servicios externa

Cuando vayas a integrar un ERP, también hay que considerar que debes tener una capa de servicios externa, como una aplicación, que va a comunicar tu ERP con la tienda de comercio electrónico.

Normalmente, cuando vas a integrar un ERP con Shopify, es como un puente: Shopify va a poner la mitad y la otra mitad la va a poner el ERP. Tienes que tener la capacidad de tener esa mitad de parte del ERP, que básicamente es una capa de servicios que va a permitir crear, actualizar, borrar o editar cosas dentro del ERP, que se puede manejar con niveles de permisos. 

Por ejemplo, alguien puede tener permisos para manejar órdenes pero puede no tener derechos para manejar pagos. Esto es posible por la capa de servicio, que a nivel del ERP puedes controlar las escrituras que pueden hacer dentro del ERP.

Homologación de información entre Shopify y un ERP

Es un poco diferente cómo se administra Shopify en una tienda de comercio electrónico a como se administra dentro de un ERP.

Cuando un cliente entra a un sitio de comercio electrónico, puede estar comprando en cualquier lugar, en cualquier bodega, porque está comprando simplemente en una página pero no sabe dónde está físicamente el producto.

En los ERP, normalmente ellos tienen módulos de administración, que no es igual a que por ejemplo vayas a comprar en una tienda, físicamente. Es un poco diferente el proceso de cómo se compra en un sitio de comercio electrónico a cómo se administra dentro de un ERP. 

Tiene que haber una especie de homologación de la información, es decir, que la información que sale de un lugar, el otro la llegue a interpretar de la manera como salió. Por ejemplo, una orden tiene diferentes condiciones, tiene un estado de entrega, estado de la orden, tiene un pago, estado del pago, para todas esas cosas, el ERP debe tener la capacidad de entenderla.

Toda la homologación se hace en la capa intermedia, donde la mitad de los API los pone Shopify y la otra mitad los pone el ERP y ahí se genera esa comunicación entre ambos sistemas.

Es importante que tener una capa de servicio con el ERP (... ) Shopify ya tiene toda la administración, como tienda electrónica, para generar órdenes, generar pagos, entregas, pero el ERP debe tener esa capa también para poder entender todo eso que le voy a mandar.

Flexibilidad de Shopify para agregar funcionalidades

A nivel de capacidades de tienda de comercio electrónico, Shopify tiene mucha flexibilidad, en el sentido de que tú puedes agregar funcionalidades rápidamente, escalar la aplicación. Por ejemplo, puedes agregar un plugin que genere un cupón de descuento a la persona cuando entre por primera vez al e-commerce. Esto y muchas cosas más se pueden agregar dentro de Shopify, ya que tiene muchos plugins que mejoran la experiencia y potencian las ventas.

Shopify mejora toda la experiencia a nivel del cliente. Por ejemplo, cada vez que se genere una actualización del pedido, al cliente le llega una notificación al correo con el estatus de la compra. Todo eso lo maneja Shopify, lo que mejora muchísimo la experiencia de usuario y aumenta el engagement.

Unificación de data de clientes del ERP y del e-commerce

Esta integración entre Shopify y un ERP permitirá reunir toda la información de los clientes que compran en tienda física y los que compran vían online. De esta forma, se pueden detectar los patrones de compra de consumo y de compra de los clientes, los que prefieren comprar online y los que prefieren la tienda física. Esto permite mejorar la relación con el cliente, personalizando la experiencia.

Sincronización de la información

Otra cosa que es importante cuando vas a integrar tu ERP con Shopify, y eso entra también en la parte de homologación de la data, es la sincronización de la información. Muchas de las dificultades que atraviesan los sitios de comercio electrónico o las empresas cuando abordan este tema de crear una tienda de comercio electrónico, es que la información si no está sincronizada puede generar una mala experiencia al cliente.

Por ejemplo, que el usuario entre al e-commerce, vea un producto, lo compre y le confirmen el pedido, para que después le digan que no hay producto en stock, cuando antes le habían dicho que sí.

Eso sucede cuando la información no está sincronizada, el ERP tiene una disponibilidad y la tienda de comercio electrónico tiene otra. Y como la tienda de comercio electrónico no se entera de la cantidad de producto disponible que hay en el ERP, tú lo que haces en realidad es que estás generando una mala experiencia al cliente.

La idea es que cuando se generen las órdenes dentro del ERP, el sitio de e-commerce se entere. Es decir, tú puedes vender en un sitio de e-commerce productos que tienes físicamente en una tienda. Pero tienes 5 productos, llegó un cliente al que le vendiste 5 productos y luego un cliente por internet compra 1 adicional. Ahí es cuando al cliente online se le dice: no hay stock, vendí los productos.

Esto puede pasar en cuestión de minutos, que en la tienda física se vendan los productos y no quede disponibilidad para quienes compran en el sitio electrónico unos minutos después. Esto es porque la información no está sincronizada.

Escalabilidad de Shopify

Eso es lo bueno también de Shopify, la escalabilidad. Incluso con un plan básico, tienes capacidad para crear tu integración con un ERP. Pero para los negocios grandes también es recomendable Shopify Plus, también a nivel de la experiencia, hay necesidades. Por ejemplo, tener disponibilidad de la función de generar facturas.

En conclusión, la integración de Shopify con un ERP es una solución eficaz para optimizar la gestión de una tienda en línea y mejorar la eficiencia empresarial. Al sincronizar automáticamente los datos de inventario, ventas y pedidos entre ambas plataformas, se puede evitar errores y duplicidades de información, lo que reduce los costos operativos y permite una visión más completa y en tiempo real del negocio.

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