Software de gestión de procesos de negocio: cuándo es el momento de implementarlo

Las empresas modernas tienen varios procesos internos en los que deben trabajar a diario para mantener andando todos los departamentos de la compañía, esto puede afectar al personal humano y tomas gran parte de su tiempo diario. Para que esta temida situación no suceda, las compañías han optado por adaptar una solución de software de gestión de procesos, o BPM por sus siglas en inglés.

Un software de Business Process Management (BPM) es una solución empresarial que busca automatizar tareas repetitivas. Las herramientas y programas de un BPM pueden ayudar a las empresas a realizar un seguimiento de sus procesos diarios y llevar un registro de comportamientos. También elimina barreras, controla costos y aumenta la efectividad.

Con un software de gestión de procesos, una empresa puede definir flujos, gestionar usuarios, definir y controlar roles, realizar informes, cargar archivos, optimizar, ejecutar y diseñar procesos, etc.

Beneficios de un BPM

Puede que su empresa necesite de una solución BPM para poder automatizar tareas y aumentar la productividad del equipo de trabajo. Además de esto, este software le dará los siguientes beneficios a la compañía:

Reducción de riesgos y de costos

Al dejar las tareas diarias en manos de un equipo humano, pueden ocurrir varios errores que a la larga son inevitables. Aplicando un software BPM, además de incrementar la productividad laboral, ofrece informe de rendimiento de los procesos que ayudan a la mejora continua de los flujos de trabajo diarios. Las soluciones BPM tienen un motor de reglas inteligente que ayuda a mejorar las prácticas diarias, por lo que no solo aumenta la productividad, si no que también reduce el riesgo corporativo. A la larga, estas mejoras reducen los costos de las empresas. 

Mejores ingresos

Una solución BPM aumenta la productividad, acelera el tiempo de ciclo de creación de un producto y esto conlleva a un mayor ingreso de dinero a la empresa, además de mejorar el servicio de atención al cliente. 

Agilidad comercial

Una empresa debe adaptarse, poder reaccionar a los cambios, siendo esto primordial para las empresas pequeñas quienes están en pleno proceso de adaptación. El cambio puede ser motivado por la competencia, por un avance tecnológico o por cualquier otro factor, lo cierto es que la compañía debe tener la capacidad para lograrlo, por lo que adoptar un software BPM le da a la empresa la velocidad y capacidad necesaria para procesar el cambio de manera exitosa. A medida que evolucionan los procesos, la documentación precisa brinda a los gerentes la capacidad de ver y predecir el efecto de los cambios en el proceso comercial general.

¿Cuándo una empresa debe aplicar un software BPM?

Hay varias instancias que pueden verse como indicaciones de que la empresa necesita adaptar una solución BPM para administrar las tareas repetitivas y flujos de trabajo diarios de todos los departamentos, por ejemplo:

Tener procesos dinámicos que requieran de cambios para cumplir con las normas establecidas. El software BPM le ayudará a administrar los procesos comerciales que necesiten de cambios constantes para cumplir con regulaciones.

Otros de los casos indicativos de que una empresa necesita un software BPM es tener procesos recurrentes que mantendrán ocupado a su personal humano por un largo tiempo. Estos procesos por lo general son bastante laboriosos y necesitan de múltiples pasos para completarlos. Implementar la automatización de extremo a extremo aumenta la eficiencia y mejora los procesos.

En un artículo publicado por HappyFox explican “Procesos comerciales complejos que requieren orquestación y coordinación entre departamentos. Las herramientas de BPM lo ayudan a orquestar y optimizar los procesos sin problemas en todos los departamentos al centralizar el conocimiento y los datos del proceso”.

Otro de los claros indicativos de que su empresa necesita un software BPM es cuando un proceso o varios procesos de negocio necesitan aplicaciones heredadas, las cuales son aplicaciones desactualizadas y obsoletas pero que siguen siendo fundamentales para las operaciones. La dificultad de reemplazar estas aplicaciones para que funcionen con tecnologías modernas es por lo que las empresas deben implementar un BPM y mantenerlas activas.

Los procesos comerciales manuales con excepciones que requieran tiempos de respuesta acelerados también son indicativos de BPM. En HappyFox comentan “Las excepciones son comunes en los procesos comerciales y cada negocio debe tener una solución para admitir el manejo de excepciones. Hay excepciones técnicas y excepciones funcionales. Las excepciones técnicas se refieren a interrupciones del sistema, inexactitudes de datos, entradas no estructuradas y errores de ejecución, mientras que las excepciones funcionales se refieren a casos de uso que son únicos o devuelven un comportamiento predeterminado falso”.

En Rootstack tenemos ingenieros de software expertos que podrán ayudarlo a implementar la solución BPM que mejor se adapte a los procesos internos de su empresa, garantizando así la eficacia y prometiendo un aumento en la producción y una reducción de gastos. No lo dude más y contáctenos, estamos esperando por usted para comenzar a trabajar juntos hacia un brillante futuro tecnológico.

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