¿Cuáles son los tipos de firmas digitales?

¿Cuántos proyectos se han retrasado en tu compañía solo por esperar una firma? Si haces un recuento, probablemente son muchísimos. Es completamente normal que la ejecución de un proyecto dependa de la firma de los responsables, estamos de acuerdo, lo que no comprendemos es cómo todavía existen esos retrasos existiendo herramientas como los programas de firmas digitales.

Pues sí, existen las firmas digitales, firmas online o como quieras llamarlas y pueden hacer tu gestión empresarial mucho más productiva y eficiente, ya que facilita muchísimo la firma de documentos. No hay que tenerle miedo a la modernidad, te invitamos a analizar en qué consiste esta tecnología que digitaliza las firmas y hace mucho más ágil la gestión de documentos y contratos.

Programas para hacer firmas digitales… ¿cómo funcionan?

Una de las búsquedas más frecuentes en Internet está relacionada a “¿Cómo crear una firma digital?”, más aún después de la pandemia, temporada en la que todas las compañías digitalizaron sus procesos y flujos de trabajo. Añadir una firma digital a un PDF se volvió en una necesidad del día a día para darle celeridad a los proyectos y procesos dependientes de aprobación de terceros.

Ok, un programa de firma digital, como su nombre lo indica, le permite a una persona firmar un documento digital, validando así la autenticidad de dicho documento y que está de acuerdo con lo que allí se establece. En vez de firmar un papel en físico, lo está haciendo digitalmente por medio de una plataforma que debe garantizar la seguridad y privacidad de los datos que se están manejando en dicho proceso.

En la industria existen diferentes plataformas y software de firma digital, los cuales ofrecen numerosas funcionalidades medidas de seguridad y autenticación. Cuando una persona recibe la solicitud de firma de un documento, por ejemplo, podrá acceder a dicho documento por medio de una clave que le envía el propio sistema. Este nivel alto de seguridad que tienen los programas de firmas digitales hacen que esta modalidad de firma electrónica sea completamente legal y eficiente.

Tipos de firmas digitales

Firma digital remota

Se trata de aquella firma que se realiza de forma online, sobre un documento en PDF o Word, sin necesidad de instalar ninguna clase de programa. Es un mecanismo seguro y ágil, explica al respecto Validate ID: “Para garantizar la seguridad, se realiza siempre una doble validación vía correo electrónico y OTP ( One Time Password ) al smartphone del firmante con la que puede asegurar su identidad”, enfatizaron, por lo que toda compañía puede tener confianza en esta modalidad de firma digital.

¿Cómo firmar digitalmente un PDF?

Los softwares de firma digital remota funcionan de la siguiente forma: el emisor genera el documento en esta plataforma y lo envía a la persona que debe firmar. Luego esta persona recibe el documento vía correo electrónico para que lo revise. Antes de ejecutar la firma, el programa debería tener un proceso de verificación para confirmar la identidad de la persona que va a firmar el documento. Después de esta autenticación, el receptor del documento realiza la firma, que luego podrá verificar el emisor.

Firma biométrica

Para crear firmas digitales biométricas sí se necesita la presencia física del firmante, ya que consiste en estampar la firma sobre un dispositivo como una tableta. En lugar de firmar en papel, firma sobre la pantalla, quedando archivado el documento en digital y pudiendo acceder a una copia por correo electrónico.

Firma centralizada

Este tipo de firma está más enfocado más para el uso interno de una compañía. Los softwares que ofrecen esta modalidad de firma reúnen todos los documentos de los departamentos de una compañía y le muestra a cada usuario los archivos que están pendientes por firmar.

“La firma digital centralizada garantiza la custodia segura de las claves criptográficas en los servidores HSM y, si lo requiere el firmante, se pueden generar firmas cualificadas a través de un proveedor de servicios de confianza cualificado europeo”, detalló Validate ID sobre este tipo de firmas. Para acceder a estos documentos, el usuario debe tener una clave especial, por lo que la seguridad de la plataforma está garantizada.

Como acabamos de ver, hay diferentes tipos de firmas digitales que puedes implementar en tu empresa para agilizar el flujo de trabajo y optimizar la gestión de los trámites. En Rootstack, manejamos más de 50 tecnologías que pueden ayudarte en el manejo de tus documentos, procesos y firmas. ¡Contáctanos!

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