Transformación digital de trámites gubernamentales
en Panamá con un motor BPM reutilizable

El proyecto contemplaba dos desafíos principales. Por un lado, el IFARHU gestionaba su proceso de becas de manera presencial, generando procesos lentos, una alta carga operativa manual, poca trazabilidad y una experiencia limitada para los ciudadanos.

Por otro lado, la AIG necesitaba una solución que pudiera escalar a nivel estatal y permitiera:

• Crear un motor de trámites reutilizable.
• Estandarizar procesos entre diferentes instituciones.
• Reducir los tiempos de implementación de nuevos servicios.
• Garantizar interoperabilidad con Panamá Conecta.
• Digitalizar procesos sin desarrollar una solución independiente para cada trámite.

El objetivo era crear una plataforma base para el ecosistema gubernamental, y no únicamente digitalizar un proceso específico.

Rootstack diseñó e implementó un motor de trámites digitales (BPM) orientado a configurar y ejecutar procesos institucionales de forma ágil y estandarizada. La solución fue desarrollada con Java Spring Boot, React y PostgreSQL, siguiendo el stack previamente definido por la AIG.

El núcleo de la plataforma es un motor configurable basado en workflows, donde cada trámite se estructura mediante acciones o tareas, estados y transiciones. Este modelo permite representar procesos complejos y automatizar su ejecución mediante reglas de negocio que determinan dinámicamente el flujo de cada solicitud.

Uno de los componentes principales es el Form Builder dinámico, que permite a los administradores crear formularios sin requerir desarrollo adicional. Los usuarios pueden configurar diferentes tipos de campos, validaciones y estructuras según las necesidades de cada trámite. También se incorporó un sistema de ponderaciones que permite asignar valores o porcentajes a campos específicos para facilitar evaluaciones automatizadas, como procesos de preselección.

El motor BPM incorpora además un sistema de reglas de negocio para definir condiciones que afectan directamente el flujo de cada trámite. Estas reglas permiten automatizar decisiones como asignación de puntajes, validación de información y determinación de las siguientes etapas. Las transiciones conectan las diferentes tareas y permiten configurar escenarios condicionales.

A nivel operativo, la plataforma permite ejecutar procesos programados (jobs) para controlar eventos importantes del ciclo de vida de los trámites, como la apertura y cierre de convocatorias. Esto permite activar o desactivar etapas automáticamente según las condiciones definidas y reducir la necesidad de intervención manual.

También se implementó un módulo configurable de notificaciones internas y por correo electrónico. Las notificaciones se activan en función de eventos específicos del proceso y pueden configurarse para cada trámite, facilitando la comunicación entre ciudadanos, funcionarios y la plataforma.

La solución fue concebida como una plataforma reutilizable y escalable, permitiendo a diferentes instituciones diseñar y desplegar nuevos trámites de forma consistente y con menor esfuerzo de desarrollo. Su arquitectura también facilita la integración con los servicios existentes de Panamá Conecta, incluyendo autenticación, validación de identidad y firma electrónica.

En conjunto, el motor BPM establece una base tecnológica para la digitalización progresiva de trámites gubernamentales, reduciendo la necesidad de construir soluciones independientes para cada proceso y facilitando la evolución del ecosistema digital del Estado.