¿Para qué sirve el contrato SOW o "Statement of Work"?

Una vez pactada la confidencialidad y las bases de la relación entre el cliente y el partner tecnológico, el socio debe presentar al cliente el “Statement of Work” o SOW, el contrato que describe la propuesta comercial y los detalles del servicio que prestará a la compañía que lo va a contratar. Definirá todo lo que ocurrirá en el proyecto en cuanto a operatividad, es decir, tipo de servicio, horas de trabajo, precios, requerimientos, entre otros detalles.

Entre un cliente y el socio puede haber varios SOW, cada uno referido a diferentes servicios. El partner puede escribir un SOW para cada tipo de servicio que le va a ofrecer a determinada empresa.

Las cláusulas más importantes de un contrato SOW o “Statement of Work”

Antes de firmar el contrato, debe prestar especial atención a estas cláusulas:

• Disponibilidad

Aquí se describe el horario en el cual el partner estará disponible para atender los requerimientos del cliente. Esto es muy importante para que cualquier tipo de duda, ajuste y solicitud se realice en el período de tiempo correspondiente y se canalice de manera eficiente, sin retrasos ni bloqueos.
 

• Entregables

En esta cláusula, se deja claro que el equipo del partner tiene el compromiso de presentar entregables al cliente en el período de tiempo que ambas partes establezcan, que muestren el avance del proyecto en función de las tareas asignadas en la semana o en el sprint.

También se define quién va a asignar las tareas al equipo del partner: en la mayoría de los casos, es el cliente quien asignará las tareas o tickets a los recursos externos, monitoreando también su ejecución.
 

• Compensación y facturación

Aunque es un tema que se discute a nivel macro en la MSA (Master service agreement), el Statement of Work analiza el tema económico con mayor detalle. Esta cláusula establece el costo total del servicio y el período de tiempo en el que se puede realizar el pago.

El partner también redacta su procedimiento para situaciones como retrasos en los pagos o falta de este. En ambos casos, generalmente, se estipula una compensación que puede ser pactada por ambas partes. Es importante que, si ocurre alguno de estos escenarios, la actitud tanto del cliente como de la pareja sea de conciliación. Antes de llegar a un conflicto mayor, conviene tratar de negociar de forma armónica y honesta, para llegar a un acuerdo que beneficie a todos.

• Descripción total del equipo

Esta cláusula define en detalle los miembros del equipo del socio que trabajarán para el cliente, cuántos desarrolladores, jefes de proyecto, QA y qué profesionales se necesitan para el desarrollo. También se refleja el nombre de cada uno de estos roles, así como la cantidad de horas de trabajo que van a cumplir.

Consejos para escribir un contrato SOW

Haz una lluvia de ideas

"Antes de escribir su SOW, haz una lluvia de ideas sobre las partes del proyecto que deben incluirse y qué detalles se negociarían mejor durante las fases posteriores del proyecto o del proceso de gestión de contratos", explicó Joe Papperello, cofundador de la herramienta de informe de errores BugReplay citado por el portal Smart Sheet.

Escríbelo en las primeras etapas del proyecto

Al escribir el SOW justo al inicio, durante la definición del proyecto, permitirá que sea lo más ajustado a la realidad.

Define el éxito y fracaso del proyecto

"Asegúrate de definir claramente lo que constituye un proyecto exitoso o no exitoso. Las secciones de objetivos/propósitos y criterios de aceptación deben brindar detalles sobre cuáles son las metas del proyecto y cómo debe ser un producto final aceptable. Si hay algún criterio que consideraría inaceptable un proyecto, también debe incluirse", explicaron en el mismo artículo de Smart Sheet.

Que todo el equipo participe

Es indispensable que todo el equipo se involucre en la redacción del SOW, ya que todos pueden aportar información valiosa sobre los objetivos y el alcance del proyecto.

¿Por qué hacer un SOW?

Es muy importante porque desde el principio del proyecto puedes establecer las expectativas adecuadas. "Los SOW van más allá de lo que generalmente se incluye en las estimaciones de costos y/o los planes del proyecto para agregar una capa de detalles sobre lo que el proyecto debe lograr y entregar y lo que el proyecto no cubrirá", explicaron en un artículo de Contracts Counsel.

Este contrato también permite refinar mucho más el enfoque que se le dará al proyecto en sí: "Mientras crea el SOW, tendrá la oportunidad de refinar su enfoque. Por ejemplo, puede darse cuenta de que necesita ajustar su estimación de costos y/o cronograma a medida que piensa en los detalles que deberá agregar al documento".

En este documento también se especifica claramente cuáles serán los entregables que recibirá el cliente a medida que avanza el proyecto.

En general, el SOW es esencial ya que permite que ambas partes estén claras, tanto el proveedor como la compañía que lo está contratando, teniendo una visión definida de lo que son las metas y objetivos por los cuales se está trabajando.

Recuerda que el lenguaje utilizado al escribir el SOW debe ser bastante claro y comprensible de acuerdo a la naturaleza del proyecto. Si bien es cierto que debe ser detallado, se trata de describir las tareas, los objetivos y el alcance. No debe ser extremadamente largo o confuso. Es importante que en todo el proceso de creación del SOW te apoye un abogado experimentado para que te oriente sobre lo que debes incluir en el documento y que todo lo descrito sea comprensible para las partes.
 

Lee muy bien estas cláusulas de tu SOW antes de firmarlo, ya que de este documento depende cada una de las tareas que el partner tecnológico ejecutará en tu proyecto. En Rootstack contamos con más de 10 años de experiencia asesorando a diferentes empresas. ¡Déjanos ayudarte con tus proyectos! Somos expertos en desarrollo de aplicaciones web, aplicaciones móviles web, así como soluciones tecnológicas para potenciar los flujos empresariales como plataformas ERP y ESB.

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