ERPNext: hablemos de sus características

 

Sabían que según estudios recientes alrededor del 85% de las grandes empresas y el 55% de las pequeñas y medianas empresas cuentan con algún tipo de solución de ERP ya que en la actualidad todas las organizaciones se están orientado hacia:

 

- Incrementar la productividad: Agilizando los procesos internos mediante la adopción de software que hagan sus procesos más efectivos, integrando las soluciones de las compañías con el fin que estas se hablen entre sí.

 

- Reducir Costos: estableciendo procesos que reduzcan las horas hombres de trabajo, con el fin de aprovechar el tiempo al máximo.

 

- Mejorar la eficiencia y efectividad: implementando software web para la automatización del negocio.

 

Qué es un ERP

 

Las siglas ERP significan “Enterprise Resource Planning”, o también llamado sistema de planificación de recursos empresariales, estos no son más que sistemas que integran los distintos departamentos dentro de una organización, son una de las piezas fundamental, ya que dentro de él podemos manejar todos los asuntos referentes a la administración, las compras, ventas, pagos, nómina entre otros.

 

Para entrar en contexto es necesario tener en claro que son los ERP y las características principales que debe cumplir, Los EPR se encargan de gestionar y controlar los recursos, procesos y operaciones dentro de la organización, automatizando muchas de las actividades operativas y productivas.

 

Es importante tener en cuenta que no todos los ERP son iguales. Dependiendo tanto del tamaño de la empresa como del área de trabajo, necesitarán un tipo de software ERP u otro.

 

 

Importancia de los ERP en las organizaciones

 

- Optimizan los procesos dentro de la organización.

 

- Mejoran el proceso de acceso a la información.

 

- Eliminan la redundancia de datos.

 

- Agilizan las operaciones administrativas dentro de la organización.

 

- Mejoran los procesos para la toma de decisión.

 

- Controlan los pagos, nominas e inventarios existentes dentro de la organización.

 

- Mejoran la comunicación interna.

 

- Automatizan las tareas.

 

 

Tipos de ERP según su diseño

 

Los tipos de ERPs que se listan pueden aplicar en categorías conjuntas

 

- OpenSource: Son de código abierto, no generan pagos para el uso de los mismos, se pueden realizar modificaciones a sus códigos, se pueden desarrollar de manera colaborativa y sus resultados son publicados.

 

- A la medida: Son sistemas desarrollados específicamente para una organizacion donde cumplira funciones y actividades específicas de la mismas, estos pueden estar desarrollados sobre cualquier plataforma siempre que cubra las necesidades solicitadas, en este tipo de desarrollo es necesario validar los costos que genera el desarrollo del software.

 

- Pre definidos / Pre hechos: Son sistemas más económicos para ser implementados, debido que gran parte de sus módulos ya están desarrollados y permiten que solo se implementen los módulos requeridos por la organización.

 

- En la nube: La mayor ventaja de este tipo de ERP es que por estar alojado en la nube pueden ser accesados desde cualquier lugar y en cualquier hora, sin la necesidad de estar físicamente en la organización, otro de los aspectos resaltantes es el coste de los servicios ya que son más bajos que los modelos de software tradicional, las actualizaciones se realizan en línea y son heredadas por todos los usuarios de la organización, se pueden tener la cantidad de usuarios requeridos por la organización sin generar costos extras.

 

- Locales: Estos son almacenados en estructuras dentro de la organización, no pueden ser accesados desde otro lugar, el costo de inicio es elevado, ya que el software, los servidores, equipos, redes e infraestructura necesaria para poder operar la solución, Las actualizaciones de sistemas se deben realizar a cada uno de los usuarios y cada una de las computadoras en la cuales se ejecuta el software.

 

Hablemos de ERPNext

 

Es un sistema ERP de código abierto y de licencia pública, con la capacidad de ajustarse a organizaciones de diferentes tamaños debido a que es configurable, y posee una variedad de módulos como por ejemplo:

 

Módulos que tiene Erpnext (a febrero 2018)

 

- Contabilidad

 

- CRM (Customer Relationship Management)

 

- Gestión de inventario

 

- Ventas

 

- Compras

 

- Proyectos

 

- Recursos humanos

 

- Nominas

 

- Otros

 

Una de sus principales características es que es altamente personalizable y extensible, puedes crear formularios personalizados al igual que crear sus propias aplicaciones para ampliar la funcionalidad ERPNext.

 

 

Este ERP maneja un asistente de configuración por medio del cual se crean todos los productos, clientes, proveedores y módulos, de igual forma ERPNext le permite ver la relación que existe entre los diferentes módulos, ya que desde una orden de compras se llega directo hasta la generación de una cuenta por cobrar.

 

Entre los principales módulos podemos mencionar:

 

Ventas: en este módulo el usuario podrá realizar un seguimiento oportuno de las ventas a realizar ya que se inicializa en la cotización, posteros se genera la orden de compra hasta llegar a la facturación, permite crear alertas mediantes correos electrónicos de las cotizaciones realizadas.

 

Compras: Por medio de este módulo se pueden realizar las solicitudes de compras de materiales y enviar de forma automática a los proveedores solicitudes, esto puede variar de acuerdo a la configuración establecida. Al crear una solicitud de compras de forma automática se crea una lista de ordenes por facturar.

 

Cuentas por Cobrar: estas se van generando de forma automática al momento de tirar las facturas, al generar la factura se crean las fechas topes de pago y al este ser superado de forma automática le envían correos electrónicos tanto al cliente como al departamento de cobros donde se dan las alertas del vencimiento de la misma.

 

Recursos humanos: en este módulo usted podrá cargar toda la información de sus colaboradores, descuentos de ley, descuentos por faltas o por préstamos, al momento de cargar la monina la misma debe ser validada y de forma automática le llega el comprobante de pago a todos los colaboradore.

 

Cuentas por pagar: en este módulo se visualizan las facturas que la empresa tiene pendientes de pagar, estas son generadas del modulo de compras, la misma al general el pago se registra y cancela bajando de esta forma mis cuentas por pagar.

 

Características de ERPNext

 

- Es flexible y Adaptable a cualquier tipo de empresas.

 

- Está construido primariamente con Python.

 

- Posee un API propio consumible

 

- Todo el código es editable

 

- Se pueden adoptar sólo los módulos que se necesitan.

 

- Maneja estándares de calidad.

 

- Es completamente gratuito.

 

- Es de código abierto.

 

- Tiene su Aplicativo móvil.

 

- Es multilenguaje.

 

 

Ventajas y Desventajas

 

Ventajas

 

- Se tendrá una base de datos centralizada.

 

- Permite optimizar los procesos dentro de la organización.

 

- Por su flexibilidad, puede interactuar con otros sistemas.

 

- Permite estandarizar los procesos dentro de la organización.

 

- Mejora el proceso de toma de decisiones.

 

- Permite planificar el crecimiento estructurado de la organización.

 

- Al contar con su aplicativo móvil, da la libertad de cargar o validar información en cualquier momento y a cualquier hora.

 

- Permite mantener un comunicación constante entre los clientes y los proveedores.

 

- La información que se consulta esta en tiempo real y es absolutamente confiable.

 

- Elimina la duplicidad de datos.

 

- No paga costos de licencia.

 

- Permite realizar una migración de datos desde tu sistema actual.

 

- Por ser de código abierto su descarga es gratuita, pero el soporte del software tiene un costo.

 

- Permite crear los distintos roles de usuarios de acuerdo a las funciones dentro de la organización.

 

Desventajas

 

- La efectividad del sistema depende de la correcta alimentación de los datos por los distintos usuarios.

 

- Por ser de código abierto es difícil convencer los departamentos de contabilidad y de recursos humanos.

 

- Al ser web y tener que pegarse directamente a dispositivos externos, ejemplo impresoras fiscales, hay que hacer una integración a la medida con un software desktop.

 

Conclusiones

 

En líneas generales podemos decir que ERPNext es un ERP muy completo por la flexibilidad que le brinda a los usuarios tanto para ser modificado como para ser vinculado con otros sistemas de la organización, al igual que permite ser accesada desde su aplicativo móvil, mantiene la organización comunicada con todos los departamentos, permite crear roles para cada usuario donde el mismo es responsable de la realización de las actividades asignadas, es amigable, económico y de fácil uso, por todas estas características podemos recomendar a las organizaciones la evaluación para implementar este sistema administrativo.

 

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