Outsourcing de proyectos IT: aspectos a tomar en cuenta para que la colaboración sea exitosa

El outsourcing de proyectos de IT se ha convertido en una práctica cada vez más empleada en el mundo empresarial actual. Con el crecimiento acelerado de la industria de la tecnología y la creciente complejidad de los proyectos de TI, muchas compañías han optado por externalizar estas tareas a proveedores especializados. 

Este enfoque les brinda la oportunidad de reducir costos, acceder a habilidades especializadas, aumentar la flexibilidad y agilidad, y concentrarse en su core business. A través del IT outsourcing, las compañías pueden colaborar con equipos altamente capacitados, aprovechar la experiencia y el conocimiento del proveedor y acelerar el tiempo de comercialización de sus productos y servicios. 

Sin embargo, si bien el outsourcing de proyectos de TI ofrece numerosos beneficios, también plantea desafíos relacionados con la gestión remota, la seguridad de datos y la calidad del trabajo. Justamente en este artículo hablaremos de aquellos aspectos que debe tomar en cuenta tu compañía al momento de trabajar con un proveedor de IT outsourcing, para que esta colaboración sea exitosa.

Claves para entender el outsourcing de proyectos de IT

• “Las empresas utilizan el IT outsourcing para reducir los costos laborales, incluidos los salarios de su personal, los gastos generales, el equipo y la tecnología”, enfatizan en el portal Investopedia.
• El IT outsourcing también es una herramienta que les permite a las compañías centrarse en las tareas centrales del negocio, mientras delegan a un equipo externo el desarrollo de algún proyecto lateral.
• La comunicación entre el proveedor de IT outsourcing y la compañía que contrata es uno de los puntos más álgidos, ya que se deben establecer límites en cuanto a seguridad y fijar normas para que la comunicación sea sincronizada y transparente.

“El outsourcing de actividades secundarias puede mejorar la eficiencia y la productividad porque otra entidad realiza estas tareas más pequeñas mejor que la propia empresa. Esta estrategia también puede conducir a tiempos de respuesta más rápidos, una mayor competitividad dentro de una industria y la reducción de los costos operativos generales”, acotaron en el mismo artículo, sobre la eficiencia empresarial que aporta el servicio de IT outsourcing en el desarrollo de proyectos.

Lo que debes tomar en cuenta al momento delegar tu proyecto a un proveedor de IT outsourcing 

El outsourcing de proyectos de TI implica una serie de aspectos esenciales que las empresas deben considerar al tomar la decisión de externalizar. 

Algunos de los aspectos clave incluyen:

• Selección del proveedor adecuado

Es fundamental elegir un proveedor de servicios de TI confiable y con experiencia. Se deben evaluar cuidadosamente factores como la reputación del proveedor, su historial de proyectos anteriores, las habilidades y competencias del equipo, y la capacidad de respuesta a las necesidades específicas de la empresa.

Clutch recomienda que consultes proyectos pasados del proveedor y que trates de contactar a algún cliente anterior para que te dé su testimonio de cómo fue el servicio de este proveedor. 

“Incluso si su socio técnico potencial lo deja sin dudas y cumple con todos los puntos enumerados anteriormente, los comentarios de los clientes reales pueden ser útiles y darle una mejor idea de lo que puede esperar”, comentaron en un artículo. “Busque a través de plataformas especiales destinadas a mostrar reseñas de clientes sobre las firmas de desarrollo más conocidas”, agregaron.

• Definición clara de requisitos y expectativas

Antes de iniciar el outsourcing, la empresa debe tener una comprensión clara de sus requisitos y expectativas en cuanto al proyecto de TI. Esto implica definir los objetivos, alcance, plazos, presupuesto y cualquier otro detalle relevante. Una comunicación clara y efectiva con el proveedor es esencial para evitar malentendidos y asegurar que ambas partes estén alineadas.

• Protección de la seguridad de los datos

La seguridad de los datos es un aspecto crítico en el outsourcing de proyectos de TI. La empresa debe asegurarse de que el proveedor cumpla con los estándares y regulaciones de seguridad necesarios, establecer acuerdos de confidencialidad y protección de datos, y garantizar que se tomen las medidas adecuadas para proteger la información sensible durante todo el proceso.

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• Comunicación 

De acuerdo con un artículo de la Universidad de Alabama de Birmingham, la comunicación es uno de los skills más importantes que están requiriendo las compañías, a la par de los skills técnicos. Los líderes han comprendido que, más allá de tener al mejor equipo técnico, si sus integrantes no saben comunicarse, el progreso del desarrollo de software será muy difícil y atropellado.

Al contratar un proveedor de IT outsourcing, asegúrate de establecer estándares de comunicación con ese equipo, ya sea fijar reuniones semanales, definir horarios de consultas, establecer canales de comunicación, sea chat, correo electrónico, videollamadas o lo que mejor se ajuste al flujo del proyecto.

• Transparencia 

Una cosa es que el proveedor de IT outsourcing jure que le entregará un producto de software excepcional, pero mucho de la calidad y eficiencia depende del flujo de trabajo que tenga este equipo externo y los estándares de calidad que siga.

Por eso, toda compañía debe asegurarse de que el proceso de trabajo esté bien definido, sea claro y permita seguir el ciclo de desarrollo de software sin tropiezos, explicaron en Clutch. Lo ideal es que el proveedor que contrate le entregue un plan de trabajo detallado, desglosando cada una de las etapas del desarrollo.

También es buen indicio de transparencia que el proveedor de IT outsourcing maneje alguna clase de software de gestión de proyectos y que le de acceso a sus clientes, para que ellos puedan hacer un seguimiento del proyecto y dejar alguna clase de feedback, de ser necesario.

¿Por qué recurrir al outsourcing de proyectos de IT?

• Reducción de costos al externalizar proyectos de TI, ya que las compañías pueden aprovechar los beneficios económicos de contratar recursos en países con costos laborales más bajos. 
• El IT outsourcing permite a las compañías acceder a talentos y habilidades especializadas que no están disponibles internamente. 
• Permite a las compañías escalar rápidamente sus capacidades en función de las necesidades del proyecto. 
• Externalizar proyectos de TI permite a las compañías centrarse en su negocio principal y en las actividades que generan valor agregado.

Estos aspectos esenciales ayudan a garantizar que el outsourcing de proyectos de TI se lleve a cabo de manera exitosa y que los beneficios esperados se materialicen. Una planificación adecuada, una comunicación efectiva y una gestión activa son fundamentales para lograr una colaboración fructífera entre la empresa y el proveedor de servicios de TI.

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