Gestión de procesos y gestión documental aplicadas a la transformación digital de trámites

En la administración pública y en cualquier organización que dependa de expedientes, trámites y flujos de aprobación, el tiempo es el recurso más disputado. Un ciudadano que solicita una licencia, una empresa que necesita un permiso o un área interna que espera una autorización comparten la misma frustración: no saber por qué su solicitud avanza lento ni quién la tiene en sus manos en ese momento.

Este documento explora cómo dos soluciones tecnológicas, la gestión de procesos de negocio (BPM, por sus siglas en inglés) y la gestión de contenido empresarial (ECM), trabajan en conjunto para eliminar los tiempos muertos que hoy explican la mayor parte de la duración de un trámite. A partir de la experiencia de Rootstack acompañando procesos de transformación digital en instituciones públicas y privadas, se detalla dónde se concentran estos retrasos, qué aporta cada tecnología por separado y en conjunto, cómo se ve esto en un caso concreto, qué respalda esta tendencia a nivel de mercado y qué debe definir una entidad antes de iniciar un proyecto de este tipo.

Los trámites no tienden a ser prolongados únicamente por lentitud en la ejecución por parte de las instituciones. Suelen ser prolongados la mayoría del tiempo porque los expedientes se encuentran a la espera. A la espera de que folios o carpetas se trasladen de una unidad a la otra. Esperando que alguien se de cuenta que el expediente llegó. Esperando que el actor principal del proceso entregue un documento faltante, entre otras.

La gestión documental y la gestión de procesos atacan directamente este tiempo muerto y buscan reducirlo, agilizarlo y entregar a los usuarios finales procesos más expeditos y tiempos de espera y de procesamiento más reducidos sin abandonar la importancia de la trazabilidad y la preparación para auditorías posteriores.