Cómo elegir la plataforma ECM y BPM adecuada para su institución

La selección de una plataforma de gestión documental y de gestión de procesos, como un BPM y un ECM, suele plantearse como una comparación de funcionalidades entre fabricantes. En Rootstack hemos identificado que esa comparación tiende a resolverse revisando catálogos comerciales, y que la mayoría de los problemas que aparecen después no provienen de una funcionalidad ausente, sino de condiciones que no se revisaron a tiempo, entre otras el modelo de licenciamiento, la diferencia entre la edición comunitaria y la comercial, y el esfuerzo real de integración.

¿Qué hemos identificado que decide realmente esta selección?

De acuerdo a nuestra experiencia, tres condiciones pesan más que el listado de funcionalidades. La primera es el licenciamiento, porque determina si la plataforma puede desplegarse en producción sin una suscripción y si puede replicarse a otras unidades o sedes sin costo adicional. La segunda es qué queda dentro de la edición comunitaria y qué queda reservado a la edición comercial, ya que suele haber componentes que se asumen incluidos y no lo están. La tercera es el esfuerzo de integración con los sistemas que ya existen en la organización, que tiende a ser el área más subestimada de la mayoría de estimaciones.

¿Qué debemos revisar en el licenciamiento?

Nuestra recomendación es siempre la de leer el archivo de licencia del propio producto y no la página comercial que lo describe. Hemos podido constatar que productos que se presentan como abiertos pueden distribuir su motor bajo licencias distintas según el componente, y que algunos permiten el uso en desarrollo pero restringen el uso productivo sin acuerdo comercial.

¿Cómo evaluamos nosotros la cobertura funcional real?

En Rootstack construimos una matriz de funcionalidades levantada desde los requerimientos de la organización y evaluamos cada plataforma contra ella, indicando si la funcionalidad es nativa, si requiere configuración o si requiere desarrollo a la medida. Esa distinción es la que cambia la estimación, porque una funcionalidad marcada como disponible puede significar que existe en el producto o que existe la posibilidad de construirla. Componentes como la sincronización con el directorio corporativo, los tableros de indicadores, la retención y disposición documental y la firma dentro del flujo suelen ubicarse justamente en esa zona gris.

¿Somos una organización, qué debemos definir antes de seleccionar?

La experiencia acumulada en implementación y consultoría de procesos nos ha permitido plantear distintas formas de selección, siendo la más importante: 

• Establecer si existe una restricción de licenciamiento aplicable y cómo deben interpretarse. 
• Levantar la matriz de funcionalidades antes de conversar con cualquier proveedor, para que la conversación se sostenga sobre requerimientos propios y no sobre demostraciones o suposiciones.
• Identificar los sistemas con los que la plataforma deberá integrarse y confirmar si ya exponen servicios.
• Definir quién dentro de la organización será dueño de la plataforma una vez implementada, entre otras definiciones que dependen del contexto.

En Rootstack, hemos podido evidenciar que una selección bien sustentada reduce de forma medible el riesgo del proyecto. No sólo evita costos de licenciamiento que no estaban previstos: permite estimar sobre información verificada, sostener la decisión ante una auditoría, conservar la posibilidad de cambiar de proveedor sin rehacer la plataforma y darle a la organización una base tecnológica que puede crecer hacia nuevos trámites sin volver a comprarlo todo.