Guía para manejar el outsourcing de software con Kanban y Trello

Las tareas de planificación y seguimiento de proyectos de software son aspectos clave de un entorno de outsourcing de software. En un modelo de trabajo en el que las organizaciones delegan la ejecución de proyectos en equipos externos dedicados, es fundamental contar con un plan sólido desde el principio. 

La planificación adecuada del proyecto de software define los objetivos y las tareas que deben lograrse, identifica los recursos necesarios, determina los plazos y estima los costos relacionados. Al invertir tiempo y esfuerzo en esta etapa inicial, se puede reducir la posibilidad de que se produzcan retrasos y desviaciones graves en el desarrollo del software. La planificación eficaz le permite crear una hoja de ruta clara, identificar riesgos potenciales y tomar medidas preventivas para mitigarlos.

Además, el seguimiento de tareas es fundamental para el éxito de los proyectos delegados a un servicio de outsourcing de software. Con un seguimiento estricto, puede monitorear y evaluar el progreso de las tareas, identificar posibles problemas o retrasos y tomar medidas correctivas de manera oportuna. Esto significa crear una comunicación fluida y continua entre los equipos internos y externos, así como implementar herramientas y sistemas para registrar y actualizar el estado de las tareas. 

En estos casos, herramientas como Kanban y Trello pueden ayudar a aclarar las responsabilidades, los objetivos y las estimaciones durante el desarrollo de un proyecto por medio del outsourcing de software.

Comencemos por definir qué es Kanban en el outsourcing de software

Kanban es un sistema visual que se utiliza para administrar y controlar el flujo de trabajo dentro de un equipo o proyecto. La palabra "Kanban" proviene de Japón y significa "tarjeta" o "tablero de visión". Fue desarrollado por Toyota y luego adoptado en el desarrollo de software y otras industrias.

La gestión Kanban se basa en el uso de tarjetas o sticks (llamados "kanban") que representan tareas o elementos de trabajo. Estas tarjetas se colocan en un tablero dividido en columnas que representan diferentes etapas de trabajo, como "Por hacer", "Progreso" y "Listo". Cada columna tiene un límite de capacidad para ayudar a administrar el volumen de trabajo en curso y no abrumar a su equipo.  

El objetivo principal de Kanban es identificar y reducir el trabajo en curso, facilitando así el flujo y eliminando los cuellos de botella. Con una visión clara de las tareas y su estado, los equipos pueden identificar rápidamente los cuellos de botella y tomar medidas para resolverlos durante el outsourcing de software.

Además, Kanban promueve la colaboración y la comunicación entre los miembros del equipo, ya que todos pueden ver el progreso y el trabajo en tiempo real.  

¿Cómo Kanban puede ayudar en el outsourcing de software?

• Visualización clara del estado del trabajo

Kanban proporciona una indicación clara de las tareas en curso y su estado actual durante el outsourcing de software. Esto es especialmente importante cuando se trabaja con equipos externos, ya que permite que ambas partes tengan una visión común del progreso del proyecto. El equipo interno y el equipo externo pueden compartir un tablero Kanban que muestra las tareas, su estado y cualquier información que necesiten. Esto aumenta la transparencia y la comunicación entre los equipos, lo cual es muy importante cuando se busca software.  

• Priorización y asignación efectiva de tareas

Kanban te ayuda a priorizar y delegar tareas de manera eficiente durante el outsourcing de software. Los equipos pueden usar columnas específicas en el tablero Kanban para indicar la importancia de cada tarea. Esto permite que los equipos internos y externos tengan un entendimiento común de qué tareas son más importantes y deben abordarse primero. Además, al ver las tareas en un tablero, puede distribuir las tareas de manera más uniforme y asegurarse de que el equipo externo esté trabajando en las tareas correctas en el momento correcto. 

• Gestión del flujo de trabajo

Este enfoque se centra en la gestión de los procesos de trabajo y la mejora del rendimiento. Esto es útil en la comercialización de software, ya que le permite identificar y eliminar problemas o cuestiones de rendimiento. Al monitorear el flujo de trabajo y medir el tiempo que lleva completar el trabajo, los equipos de outsourcing de software pueden identificar problemas y tomar medidas para mejorar el rendimiento. Esto permite que el trabajo fluya sin problemas entre los equipos internos y externos, lo que evita retrasos y garantiza la entrega a tiempo. Lee más: Pros y contras del IT outsourcing en pequeñas empresas

• Flexibilidad y adaptabilidad

Este es un método flexible, lo que le permite a los equipos de outsourcing de software realizar cambios en tiempo real en función de las necesidades y prioridades. En el desarrollo de software, los requisitos a menudo cambian o comienzan a surgir otros nuevos a lo largo del proyecto. Con Kanban, los equipos pueden cambiar el flujo de trabajo y reorganizar las tareas de acuerdo con estas nuevas condiciones. Esto ayuda a mantener la flexibilidad y la capacidad de respuesta al entorno externo. 

¿Y qué es Trello?

Trello es una herramienta en línea utilizada para la gestión de proyectos y tareas. Proporciona una interfaz de usuario clara y visual basada en tableros y tarjetas que ayuda a los equipos a organizarse y colaborar en sus proyectos.

En Trello, los usuarios pueden crear tableros para representar proyectos y, dentro de estos tableros, pueden hacer anuncios que representan hitos en el proyecto. Se pueden crear tarjetas individuales dentro de cada lista para representar tareas o elementos de trabajo específicos dentro de todo el flujo de outsourcing de software. Estas tarjetas se pueden mover entre documentos para mostrar el progreso del trabajo o el progreso del trabajo. 

Cada tarjeta en Trello puede contener información adicional, como comentarios, etiquetas, enlaces y fechas de vencimiento. Esto permite que los equipos agreguen información relevante y guarden discusiones y archivos relacionados con cada proyecto.

Trello también permite asignar tarjetas específicas a los miembros del equipo, lo que facilita compartir tareas y comunicarse entre los miembros del equipo. Los usuarios pueden recibir notificaciones del progreso y tarjetas de comentarios, lo que mejora la colaboración y mantiene informados a todos los miembros del equipo sobre el progreso del proyecto.  

De esta forma, Trello es útil en el outsourcing de software

• Organización y seguimiento de tareas

Trello proporciona una forma visual de organizar y realizar un seguimiento de las tareas en un proyecto de outsourcing de software. Puedes crear tableros personalizados para cada proyecto y usar listas para representar diferentes etapas de progreso, como “Listo”, “En progreso” y “Completado”. Dentro de cada lista, se pueden hacer diferentes tarjetas para representar diferentes funciones. Esto permite que todos los miembros del equipo, internos y externos, tengan una visión clara de las tareas pendientes, su estado y progreso.  

• Comunicación y colaboración

Trello facilita la comunicación y la colaboración entre el equipo interno y el equipo externo de outsourcing de software. Puedes agregar comentarios a las tarjetas para discutir detalles, hacer preguntas o proporcionar actualizaciones. Además, puedes asignar tarjetas a miembros externos del equipo, informarles qué tareas están haciendo y recibir notificaciones sobre cambios o actualizaciones en esas tarjetas. Esto aumenta la claridad, el control y la eficacia de la colaboración entre equipos.  

• Seguimiento de plazos y prioridades

Trello permite establecer fechas de vencimiento en las tarjetas y priorizarlas mediante texto o letras. Ayuda a realizar un seguimiento de los plazos y gestionar el trabajo importante. Los equipos internos y externos pueden identificar rápidamente los plazos y es muy importante asegurarse de que el trabajo se realice a tiempo y en el orden correcto.  

• Integraciones y centralización de información

Trello ofrece integración con varias herramientas y servicios, lo que facilita la conexión y la organización de la información en un solo lugar. Por ejemplo, puede vincular archivos de Google Drive o enlaces directamente a las tarjetas de Trello. Esto garantiza que todos los documentos y materiales necesarios estén disponibles y accesibles tanto para el equipo interno como para el externo.  

Juntos, Kanban y Trello brindan las herramientas necesarias para una gestión de proyectos eficaz, una comunicación clara y una subcontratación de software mejorada, para impulsar la eficiencia y la eficacia de los proyectos de alta calidad.  

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