RPA vs BPM Automation: ¿Deberías cambiar de estrategia?

En este artículo, exploraremos las diferencias clave entre BPM y RPA y puedas tomar la mejor decisión para tu empresa.

Imagina que diriges una empresa con procesos bien estructurados, optimizados a través de la automatización BPM. Tus flujos de trabajo están organizados, las aprobaciones siguen un orden lógico y el negocio funciona con eficiencia. Pero en los últimos meses, has escuchado hablar cada vez más de la Automatización Robótica de Procesos (RPA) y te preguntas: ¿Estoy quedándome atrás? ¿Debería migrar de BPM a RPA? ¿Cuál es la mejor opción para mi empresa?

La respuesta no es tan simple como cambiar una tecnología por otra. BPM y RPA tienen propósitos distintos, pero cuando se entienden bien, pueden trabajar juntos para llevar la automatización de tu negocio al siguiente nivel.

BPM vs. RPA: diferencias clave

La Automatización de Procesos de Negocio (BPM, por sus siglas en inglés) y la Automatización Robótica de Procesos (RPA) tienen un objetivo en común: mejorar la eficiencia empresarial. Sin embargo, sus enfoques y métodos son muy distintos:

• BPM se centra en la optimización de procesos de negocio de manera integral. Se basa en el rediseño y gestión de flujos de trabajo para que sean más eficientes y efectivos.
• RPA, en cambio, automatiza tareas específicas dentro de esos procesos, replicando las acciones humanas en interfaces digitales sin necesidad de modificar el software subyacente.

En otras palabras, BPM busca mejorar la estructura general de los procesos empresariales, mientras que RPA actúa como un "parche" inteligente que automatiza actividades repetitivas y manuales dentro de esos procesos.

En un artículo de Process Maker señalan “Un error común es creer que RPA y BPM son lo mismo. Mucha gente cree que RPA automatiza procesos de principio a fin, como lo hace actualmente un software BPM robusto. Si ha prestado atención a las definiciones de RPA y BPM mencionadas anteriormente, sabrá que RPA es una tecnología y BPM es una disciplina. Ambas pertenecen a categorías distintas y tienen capacidades diferentes”.

Cuándo elegir BPM y cuándo elegir RPA

Si ya usas BPM, podrías pensar que migrar completamente a RPA es la mejor decisión, pero no siempre es así. La elección depende de tus necesidades:

• Si tu problema radica en procesos ineficientes y desorganizados, BPM sigue siendo la mejor opción. Necesitas un enfoque estructural que optimice y estandarice los flujos de trabajo antes de pensar en automatizarlos con robots.
• Si tu empresa ya tiene procesos bien definidos pero enfrenta cuellos de botella por tareas repetitivas y manuales, RPA puede acelerar la ejecución sin necesidad de rediseñar todo el proceso.

Por ejemplo, en un proceso de aprobación de facturas dentro de un sistema BPM, RPA puede encargarse de extraer datos automáticamente de correos electrónicos, validar información en sistemas externos y rellenar formularios, reduciendo la carga de trabajo manual.

Beneficios de RPA frente a BPM

Si estás considerando incorporar RPA en tu estrategia de automatización, estos son algunos de sus beneficios frente a BPM:

• Implementación rápida: RPA no requiere modificar sistemas existentes, por lo que su despliegue es más ágil.
• Reducción de costos operativos: Al automatizar tareas repetitivas, se reduce la dependencia de recursos humanos para actividades rutinarias.
• Menor intervención humana: Los robots trabajan sin interrupciones, minimizando errores humanos y mejorando la precisión.
• Mayor adaptabilidad: RPA es ideal para empresas que manejan múltiples aplicaciones y necesitan automatizar tareas sin alterar la infraestructura TI.

Según un estudio de Deloitte, el 78% de las empresas que implementaron RPA lograron una mejora significativa en eficiencia operativa, con retornos de inversión en menos de un año.

¿Puedes utilizar BPM y RPA al mismo tiempo?

Absolutamente. De hecho, la combinación de BPM y RPA puede ser la clave para una automatización empresarial verdaderamente poderosa.

Mientras BPM estructura y optimiza los procesos, RPA se encarga de ejecutar tareas repetitivas dentro de esos procesos. La clave está en encontrar el equilibrio adecuado entre ambas tecnologías.

Por ejemplo:

• BPM diseña un flujo de trabajo para la gestión de órdenes de compra.
• RPA automatiza la extracción de datos, validación y actualización en el ERP.

Juntas, estas tecnologías crean un ecosistema automatizado más robusto, reduciendo errores y acelerando la ejecución de procesos sin perder control sobre la estructura organizativa.

Si estás considerando cambiar de BPM a RPA, la mejor estrategia no es necesariamente reemplazar una tecnología con otra, sino integrarlas de manera inteligente. Si tus procesos aún necesitan optimización estructural, BPM seguirá siendo esencial. Pero si ya tienes un sistema bien organizado y quieres potenciar la automatización sin realizar cambios drásticos, RPA es la respuesta.

En definitiva, la decisión no es BPM o RPA, sino BPM y RPA. Evaluar la mejor combinación para tu empresa puede marcar la diferencia entre una automatización superficial y una transformación operativa real.

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