Los **Sistemas de Documentación**, son programas de gestión de bases de datos que disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos, culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión de documentos administrativos.
Los sistemas comúnmente proporcionan medios de almacenamiento y seguridad, así como capacidades de recuperación e indexación relacionada con la gestión de recursos digitales, la digitalización de documentos y la gestión de flujos de trabajo.
Estos **software de gestión documental** pueden clasificarse en función de su complejidad. Los administradores de archivos, como el explorador de windows, son **([software de gestión documental](https://es.wikipedia.org/wiki/Software_de_gesti%C3%B3n_documental))**, aunque muy rudimentarios que permite realizar operaciones básicas de la gestión documental: el acceso al recurso y la capacidad de compartir la información. Sin embargo, no son capaces de relacionar la información ni de proveerla de un contexto.
El Diseño de una **aplicación de gestión documental** permite relacionar los documentos entre sí y darles una semántica común, además de posibilitar la búsqueda de información dentro de toda la base y ser capaz de ofrecer documentos relacionados, entregando una base operativa de colaboración, es decir que este tipo de aplicaciones está orientada a un contexto operacional que tenga relevancia para cualquier organización, por ejemplo la gestión documental es un elemento de un sistema CRM, ERP o una visión mixta de ambos.
Si tomamos en consideración, el hecho de que Todos los días las empresas reciben y generan cantidades increíbles de información, como propuestas, documentos de Recursos Humanos, informes financieros, órdenes de compra, contratos, documentos de calidad, diseños de ingeniería, formularios, anuncios, e-mails, entre otros, podemos considerar la necesidad de la implementación de este tipo de Sistemas de Gestión en las compañías, que permite a las organizaciones automatizar de forma eficaz y eficiente la gestión de documentos electrónicos y en papel a lo largo de todo su ciclo de vida, capturar, crear, clasificar, publicar y almacenar, archivar y destruir, cualquier persona autorizada funcionarios, clientes, proveedores o aliados comerciales, pueden administrar y trabajar en sus documentos de forma segura a cualquier hora y en cualquier lugar del mundo.
Todas estas bondades pueden traducirse en reducción de tiempo de trabajo además de una mejora de comunicación en la relación empresa – cliente debido a que facilita el intercambio de documentos e información digital; por ejemplo para empresas de telecomunicaciones es vital contar con este tipo de Software ya que de esta manera realiza la entrega detallada de facturas, contratos asociados, datos, entre otra serie de información, de una manera fácil y rápida al consumidor.