Compliance Firmas Electrónicas en Panamá

¿Qué son las firmas electrónicas?

Cuando hablamos de firmas electrónicas, nos referimos a un símbolo electrónico que se adjunta a un documento y demuestra el consentimiento de la persona en relación al documento. En lugar de firmar con papel y lápiz, un software de firma electrónica genera un documento que puede ser compartido con las partes interesadas, para que estampen su firma electrónica desde un celular, tableta o computadora. Es un proceso que está encriptado y además pasa por un proceso de autenticación.

Es una solución a los retrasos en la firma de documentos: si en el pasado se tenía que esperar días y semanas por una firma, ahora con las firmas electrónicas se agilizan todos estos procesos y, además, ahorrando papel.

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Requerimientos indispensables para una firma electrónica válida

Hay ciertos elementos que tienen que estar presentes en el proceso de la firma electrónica para que la misma tenga la validez correspondiente. Acá te damos un vistazo de lo que se requiere:

Cada persona debe tener una firma electrónica única que la identifique, las firmas electrónicas no deberían ser reutilizadas.
Antes de ejecutar la firma electrónica, debe haber un mecanismo de autenticación del firmante para confirmar su identidad. Por lo general, se envía una clave o código por correo electrónico o mensaje de texto al firmante.
El software de firma electrónica debe tener una opción que demuestre la voluntad del firmante. Es decir, así como tiene la opción de “Firmar”, debería tener una opción de “Cancelar”, en caso de que la persona no quiera firmar el documento.

Validez de la firma electrónica: leyes que la regulan

Un aspecto que se debe tener claro de las firmas electrónicas es que tienen el mismo valor y validez que las firmas húmedas sobre papel. El hecho de que sea una firma electrónica no es razón para invalidarla, así que puedes estar tranquilo en este sentido.

Existen mecanismos para proteger los datos de un documento electrónico, como la encriptación por ejemplo, que mantienen la integridad de la información e impide cualquier tipo de modificación durante o después de la ejecutar la firma.

Cada país tiene sus propios requisitos y leyes para regular el uso de las firmas electrónicas, estableciendo en qué tipo de situaciones son admitidas. En el área comercial son ampliamente aceptadas, pudiendo cerrar contratos, transacciones y demás operaciones tan solo con una firma electrónica.

Conoce más sobre las leyes de firmas electrónicas en: Perú, Colombia y España.

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La firma electrónica está regulada por la Ley 51 del 22 de julio de 2008

“Que define y regula los documentos electrónicos y las firmas electrónicas y la prestación de servicios de almacenamiento tecnológico de documentos y de certificación de firmas electrónicas y adopta otras disposiciones para el desarrollo del comercio electrónico” que constituye el marco reglamentario principal de la misma, modificada por la Ley 82 del 9 de noviembre de 2012 (la “Ley 51 de 2008”).

Dicha Ley fue seguidamente reglamentada en materia de firma electrónica por el Decreto Ejecutivo 684 del 18 de octubre de 2013.

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Ahora bien, la firma electrónica simple es válida en Panamá como forma de suscribir o consentir a un acuerdo o negocio jurídico siempre que se cumpla con dos (2) condiciones. Así lo establece el artículo 8 de la Ley 51 de 2008, al indicar:

“Artículo 8. Valor legal de la firma electrónica. Cuando la ley exija la firma de una persona o establezca consecuencias por la ausencia de la firma de esa persona, dicho requerimiento de firma quedará satisfecho con un mensaje de datos si:

1. Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación.
2. El método es confiable y apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

Los anteriores requisitos se darán por satisfechos cuando ambos estén presentes, pero se presumirán de pleno derecho en el caso de que se esté en presencia de una firma electrónica calificada y por tanto en la emisión intervenga un prestador de servicios de certificación autorizado por la Dirección Nacional de Firma Electrónica.”